A segurança corporativa nem sempre tem o seu devido lugar de destaque garantido nas empresas, mas a ausência dela tem reflexos perceptíveis até aos olhos menos atentos. E aqui nós falamos das ações que vão muito além da vigilância e de uma guarita, pois a segurança de hoje dos negócios envolve também os meios digitais, onde estão armazenados os dados.
Neste caso, criar um ambiente corporativo seguro é essencial para garantir a manutenção das operações de uma empresa, possibilitando um crescimento saudável no mercado.
Já que ao mesmo tempo que essas soluções digitais conectam áreas, elas podem fragilizar a segurança e necessitam de atenção. Para destacar o fato, basta pensar em ter um dado estratégico da sua empresa ao alcance de todos, sem proteção. A chances de mau uso nas ações ou até de vazamentos é gigante. E a falta de segurança digital é um risco que não vale a pena correr.
O que é segurança patrimonial?
Segurança patrimonial é aquela que envolve um conjunto de ações de segurança, a fim de proteger e reduzir perdas do patrimônio de uma organização ao longo do tempo. Entre as principais funções estão a gestão do controle de acessos no ambiente corporativo, que podem ou não envolver o uso de tecnologia, além do trabalho realizado por colaboradores.
E como os acessos às instituições hoje ultrapassam a barreira do físico, é necessário se adaptar ao mercado. Afinal, a maioria das empresas já possuem algum grau de dependência do uso da tecnologia para realizar as suas atividades, sejam elas operacionais e/ou estratégicas.
A segurança, geralmente, não é a primeira prioridade nos ambientes corporativos. Só que a ausência dela reflete de maneira significativa e financeira nos negócios. Logo, investir na implantação desta área em uma empresa é um passo rumo a bons resultados.
Segurança de acessos no ambiente corporativo
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) acendeu mais um sinal de alerta para as empresas. No dia a dia, além dos dados estratégicos, lida-se com dados pessoais de colaboradores, clientes e fornecedores que precisam ser preservados. Conforme está previsto em lei, vazamentos desse tipo de dados ou o uso indevido são passíveis de multas.
Para cumprir as leis, garantir segurança e estabelecer uma boa imagem no mercado, as empresas necessitam do apoio da tecnologia. E, neste caso, os sistemas de gestão e armazenamento de dados permitem um maior controle da organização. Seja através do monitoramento de acessos de dados realizados pelos integrantes da corporação ou para defesa desses dados de ataques hackers.
Além do meio digital que está em evidência, há os tradicionais acessos corporativos que devem ser trabalhados em conjunto com sistemas de gestão de segurança empresarial. Entre eles podemos destacar:
- imagens de câmera de segurança;
- monitoramento de alarmes;
- controle de acessos físicos;
- portaria de acesso de pessoas;
- portaria de acesso de veículos;
- monitoramento de acessos digitais.
No mercado há ferramentas que utilizam a tecnologia a favor dos acessos das empresas, algo essencial para garantir a segurança atual e futura de um negócio. A exemplo disso, tem a Senior, que entrega soluções através de sistemas de gestão da segurança corporativa. Inclusive, o sistema permite integração com outras soluções existentes no mercado, como equipamentos de reconhecimento facial da Intelbras.
Para conhecer essas e outras soluções para a sua empresa, entre em contato com os especialistas da You Senior. Contamos com expertise de mercado em sistemas para segurança patrimonial de bens físicos e digitais, gerenciando o acesso à informação.
Seja qual for o seu ramo de atividade ou o tamanho da sua empresa, saiba que investir em segurança não é despesa; é, sim, investimento.
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Em nível mundial, o ano de 2017 foi o primeiro em que o valor das transações efetuadas por meio de cartões, em especial os cartões de crédito, ultrapassou o valor das transações com cédulas e moedas.
Segundo a consultoria Euromonitor, no ano citado as transações via cartão subiram 5,5% e atingiram a incrível marca de 23,3 trilhões. Já com cédulas, as transações apresentaram uma queda de 1%.
Desde então, essa realidade de preferir o “retângulo de plástico” na hora de pagar compras, especialmente na modalidade crédito, cada vez mais está se tornando uma tendência irreversível, atendendo à conveniência e à rapidez desse método de pagamento e ao fato de o crédito representar mais prazo para pagamento e ainda permitir o parcelamento.
Dados mais recentes, como 2021, apontam que as compras com cartões aumentaram 33%, e em 2022, aumentaram 42% somente no primeiro trimestre.
Logicamente, essa nova realidade coloca alguns desafios não apenas para os clientes, mas também para os lojistas.
Somente em 2017, o Brasil sofreu uma tentativa de fraude de cartões de créditos a cada 16 segundos, de acordo com dados do Serasa. De março de 2018 a março de 2019, 8,9 milhões de brasileiros foram vítimas desse tipo de crime. Em 2022, levantamentos mostram que dois a cada dez brasileiros já sofreram com fraudes no cartão.
A verdade é que os criminosos estão cada vez mais especializados e valem-se de práticas muito sofisticadas ao perpetrar os ataques.
Assim, se por um lado verifica-se um aumento nas vendas por cartões, o que sem dúvida representa algo positivo para as empresas, por outro lado, elas precisam estar atentas ao cenário das fraudes e adotar medidas de modo a minimizar riscos e potenciais prejuízos.
Pensando nisso, neste post ajudamos você a entender o cenário das vendas a cartão de crédito no Brasil e apresentamos algumas dicas de como se desviar das fraudes. Continue a leitura e saiba mais!
O pagamento por cartão de crédito no Brasil
Antes de mais, vamos esclarecer alguns aspectos essenciais relacionais à oferta do cartão de crédito como pagamento pelas empresas brasileiras.
Devido aos hábitos de consumo que mencionamos de início, o cartão de crédito representa, de fato, uma vantagem competitiva no mercado atual. Além disso, a inadimplência, nesse tipo de pagamento, é quase nula, sendo arcada pelo adquirente ou pela instituição bancária associada ao cartão.
Por outro lado, é verdade que o pagamento via crédito tem impacto direto no fluxo de caixa e no dinheiro a ser investido pela empresa. Os gestores precisam, assim, levar em conta que, normalmente, só irão receber o dinheiro 30 dias depois do pagamento, o que exige um capital de giro maior.
Além disso, existem taxas cobradas pelas administradoras do cartão – geralmente, proporcionais aos valores transacionados.
Visto isso, atentemos agora para os diferentes tipos de fraudes e o que fazer para driblá-las.
As fraudes envolvendo cartões de crédito
São diversos os tipos de fraude envolvendo cartões de crédito. Como já referimos, os crimes estão cada vez mais sofisticados e valem-se de técnicas robustas. Confira a seguir.
Cancelamento intempestivo da venda
Nesta técnica, o criminoso conta com a ajuda de algum funcionário, também criminoso, para efetuar uma compra como se tratasse de um cliente normal.
Assim que a transação é concluída e o produto é entregue, o suposto cliente cancela a compra diretamente com a administradora do cartão, que desconhece a entrega do produto.
Se a empresa não faz o controle diário das vendas e cancelamentos, normalmente, apenas ao fim do mês se depara com o rombo no caixa. Nesse momento, infelizmente, já nenhuma medida reversiva pode ser tomada.
Compras com dados burlados
Esta é a modalidade de fraude mais comum. Nela, o criminoso tem aos dados do cartão e do seu titular e, na posse dessas informações, passa a efetuar compras em nome de outras pessoas, por vezes em diferentes lugares e regiões.
Antigamente, essa prática criminosa era viabilizada pela clonagem dos cartões, mas hoje, com significativo aumento da segurança, a clonagem reduziu drasticamente.
Ainda assim, os fraudadores conseguem obter os dados de usuários pela internet, pois há vírus e softwares que capturam as informações essenciais utilizadas em compras online. Na posse de tais informações, efetuam compras criminosas.
Troca de máquina
Essa técnica envolve a troca da máquina por uma outra que pertença ao ladrão. Essa máquina fraudulenta possui características semelhantes às do estabelecimento, de modo a não levantar suspeita
Os valores, claro, são repassados ao criminoso, e deixam de ir para a conta da empresa, que por vezes demora a identificar a substituição. Novamente, tal prática muitas vezes depende da ajuda de um funcionário mal-intencionado.
Evitando ou minimizando a ocorrência dessas fraudes
#1 As máquinas com leitores de chip são mais seguras
Basicamente, há dois tipos de cartões de crédito: os sem chip e os com chip. A diferença entre esses dois tipos é a senha e o nível de segurança envolvido.
Enquanto o cartão chipado exige uma senha para o uso, o cartão sem chip precisa apenas ser deslizado para pagar uma compra – as tarjetas magnéticas contêm todas as informações necessários.
O chip é composto por um microprocessador e baseia-se nas tecnologias SIM e GSM, funcionando com base nas tecnologias de autenticação de assinaturas, algoritmos de encriptação, certificados de pagamento, e internet.
Sem dúvida, os cartões com chip são bem mais seguros – e não à toa eles representam 90% dos cartões brasileiros. Sendo assim, uma das maneiras de reduzir a probabilidade de fraudes é priorizar as máquinas com leitores de chips, que envolvem robustos mecanismos de criptografia.
Caso não seja possível eliminar 100% dos cartões de tarjeta, oriente os seus funcionários a solicitar não só a assinatura da via do comprovante da transação que pertence ao estabelecimento, mas também a conferir a identidade do comprador – o ideal é que esse tipo de cartão não seja usado por terceiros, mas apenas pelo titular.
#2 Conferência diária das transações
Como vimos no caso do cancelamento intempestivo da venda, é muito importante que a empresa acompanhe diariamente todas as transações com cartões de crédito.
Caso identifique alguma discrepância, se apenas tiver decorrido um curto período em relação à venda, será muito mais fácil fazer a contestação diretamente com o banco ou com a administradora do cartão.
#3 Tecnologia é essencial
Investir em tecnologia e em recursos de segurança e de controle das transações é muito importante. Falamos não só de ter câmeras instaladas perto do caixa, mas sobretudo de adotar sistemas específicos que permitam monitorar as transações e compará-los diariamente aos dados de clientes.
Tais sistemas permitem identificar discrepâncias, mesmo quando está envolvido um grande volume de vendas. No varejo físico, destacamos a importância de considerar a aquisição de tecnologias de reconhecimento facial, biometria e autenticação por tokens.
#4 Medidas online
No varejo online, também há muitos problemas com fraudes. O essencial, novamente, é investir em tecnologia.
Atualmente, há sistemas de criptografia e verificação de fraudes que estão à disposição dos lojistas e podem ser aplicados a plataformas de pagamento online, conferindo os dados dos compradores.
Seja qual for o seu ramo de atividade ou o tamanho da sua empresa, conscientize-se de que investir na segurança nas transações de cartão de crédito é importante para manter a competitividade.
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Em inglês, “to comply” quer dizer “agir de acordo com uma regra, uma lei ou um pedido”. Significa, portanto, estar em dia com as obrigações. Este não é um verbo totalmente desconhecido da realidade brasileira, pois aqui usamos com frequência a expressão “compliance fiscal”.
Tal expressão designa o conjunto de ações que uma empresa deve adotar de modo a cumprir todas as suas obrigações contábeis e tributárias, de acordo com as normas e legislações vigentes no Brasil.
Trata-se de algo, por um lado, de fundamental importância para a perenidade das empresas, e, por outro, uma realidade complexa, repleta de detalhes e de mudanças constantes. Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, as esferas estadual e municipal implementam em média 46 alterações fiscais por dia útil!
Além disso, visando à otimização de determinados procedimentos, o Governo Federal tem proposto diversas alterações legais que afetam diretamente a vida das organizações.
Desde o advento da nota fiscal eletrônica até os novos tempos, com o Bloco K eSocial e a Lei Anticorrupção, muita coisa mudou, exigindo atenção redobrada para a devida adequação dos procedimentos internos.
Pensando nisso, neste post reunimos o que você precisa saber de essencial sobre o compliance fiscal de modo a evitar multas, processos judiciais e até mesmo ser impedido de exercer as suas atividades. Continua a leitura e fique por dentro deste tópico tão importante!
Os riscos da ausência de compliance fiscal
O setor responsável pelo compliance fiscal está encarregado de assegurar que todas as práticas adotadas pela empresa estejam de acordo com as exigências e os prazos legais.
Já afirmamos que as vantagens de adotar o compliance estão na redução dos riscos de inadimplência e, consequentemente, de seus prejuízos.
Mas, na prática e em detalhes, quais são esses prejuízos? Vejamos:
Multas e penalidades
Apenas cinco anos após serem criadas, pouco mais de 60% das empresas brasileiras fecham as portas. Os dados são do IBGE e indicam a falta de controle interno e o respeito às normas e às regulamentações, oriundos de falhas de gestão.
No Brasil, descumprir as normas fiscais e tributárias implica juros, gera multas e pode chegar até a outras penalidades mais severas previstas na legislação. Isso pode afetar o planejamento financeiro de qualquer organização, mesmo daquelas com capital mais robusto, levando-as até mesmo a falência.
Desconhecimento sobre o funcionamento dos tributos
Segundo dados da Receita Federal do Brasil, 90% das autuações emitidas a empresas relacionam-se ao não cumprimento de obrigações acessórias. O código tributário brasileiro possui 218 artigos e cada tributo é regulado por uma lei específica.
Isso significa que cada um desses tributos possui regras e um funcionamento diferente, que deve ser observado para que todas obrigações sejam cumpridas. Se a empresa negligencia o compliance, há grandes chances de que desconheça as minúcias da legislação e incorra em erros.
Morosidade nos processos internos
Desconsiderar a necessidade de compliance pode se traduzir em uma indefinição generalizada nos processos internos. Por sua vez, isso pode gerar retrabalhos, confusão entre os funcionários e, consequentemente, atrasos nos processos fiscais.
Descompasso em relação às atualizações da legislação
Sem se preocupar com o compliance, as atualizações nas normas e leis vão ficando para trás – afinal, não há ninguém na empresa que se empenhe em acompanhar as mudanças.
É comum encontrarmos empresas aplicando normas obsoletas ou em uma corrida contra o tempo para implementar adequações de última hora, tentando não perder os prazos.
Impacto negativo na imagem externa
Uma empresa acusada de sonegar impostos ou que apresenta outros problemas fiscais tem automaticamente a sua imagem manchada no mercado. Ela passa, assim, pouca confiança não só a investidores, mas também a clientes e fornecedores.
Os benefícios e os desafios do compliance fiscal
Uma vez que já entendemos quais são os riscos envolvidos com uma negligência em relação ao compliance fiscal, vejamos agora, na prática, quais são os benefícios.
Há duas consequências mais óbvias de estar em dia com as obrigações do setor tributário. Uma está relacionada com a organização dos procedimentos.
Quantos impostos a empresa deve pagar? E em quais datas? O que mudou na legislação fiscal recentemente? Uma empresa comprometida com o compliance tem tais respostas na ponta de língua e isso, claro, acelera as engrenagens dos processos internos.
O outro benefício imediato está relacionado à economia de meios. Como todas as obrigações são entregues de maneira correta e dentro do prazo estipulado, diminuem-se as incidências de multas e, consequentemente, há uma redução nas despesas.
Vimos anteriormente que a ausência de uma organização em relações às obrigações fiscais gerava riscos à imagem da empresa. Assim, é lógico que o compliance tem uma contribuição positiva para a visibilidade e a valorização de qualquer marca. Trata-se de um reforço público do desejo de “andar na linha”, o que já é uma boa ação de marketing.
Mas não é só isso. Atender às exigências legais e estar em dia com processos e inspeções tributárias traz outros ganhos indiretos, no sentido de que aumentam as chances de se obter descontos em linhas de créditos.
Estas podem ser usadas, inclusive, para ampliar os negócios – um destino bem diferente do que o da estatística majoritária citada anteriormente neste artigo.
Outro ganho é em relação à motivação e à produtividade das equipes. Trata-se de uma regra básica de gestão de recursos humanos: equipes bem lideradas, que se sentem seguras e respaldadas no que fazem, tendem a ficar mais motivadas. Isso se reflete, por sua vez, nos níveis de produtividade interna.
Mas quais são os desafios da implementação de um setor que ficará responsável pelo compliance fiscal, que aqui chamamos de “Controladoria”? O que, na prática, é preciso ter em mente?
Em primeiro lugar, vejamos as principais atribuições de tal setor:
- Monitoramento das obrigações fiscais a serem entregues;
- Verificação do cumprimento dos prazos por todos os setores;
- Arquivamento de documentos fiscais importantes;
- Auditoria interna a todos os setores cabíveis;
- Cruzamentos das escriturações diária e mensal;
- Monitoramento de atualizações na legislação;
- Proposta de padronização dos processos e procedimentos internos relacionados ao setor fiscal;
- O monitoramento das Certidões Negativas de Débitos (CNDs).
Trata-se, portanto, de tarefas eminentemente técnicas e complexas. Sendo assim, entre os custos que envolvem a estruturação de um departamento de Controladoria está a contratação de bons profissionais, com conhecimento e capacitação na área fiscal e contábil.
Outro aspecto a ser considerado é a necessidade de providenciar um treinamento a toda equipe que, de alguma forma, lida com as questões do compliance.
Isso para que todos estejam alinhados em relação às práticas adotadas – afinal, de nada adianta ter um setor de Controladoria afiado e bem atuante, se o restante da empresa desconhece regras básicas e não está comprometido com a adimplência fiscal.
Há ainda ferramentas que auxiliam e automatizam o processo de compliance, facilitando o trabalho. De fato, o grande número de informações exigidas no atual sistema brasileiro de escrita fiscal e contábil totalmente digitalizado exige das empresas uma postura proativa.
Mais do que nunca é essencial investir na melhoria dos procedimentos internos para alcançar a tão almejada conformidade tributária.
Para saber mais sobre soluções de compliance fiscal para o seu negócio, entre em contato conosco. Para receber outras de nossas dicas voltadas para a vida das empresas, assine a nossa Newsletter e siga nossas redes sociais.