Atrasos, erros, cobranças indevidas ou em duplicidade, custos elevados. Esses são apenas alguns dos problemas que as empresas podem enfrentar na hora de tentar gerir a sua logística de fretes.
Uma boa administração desse aspecto dos negócios, é extremamente importante para reduzir os custos associados às diversas etapas, garantir mais qualidade nos serviços prestados, manter a satisfação dos clientes e, consequentemente, aumentar a lucratividade.
Para isso, existe a auditoria de fretes. Quer saber mais sobre essa ferramenta e deixar a logística da sua empresa ágil e eficiente de verdade, livre dos problemas que mencionamos de início? É só continuar a leitura!
Auditoria de frete: o que é?
A auditoria de frete consiste em um conjunto de ferramentas cujo principal objetivo é obter um “raio X” dos processos executados no setor de transporte de carga.
Na prática, ela consiste na conferência de dados gerados pelos serviços contratados, de modo a detectar divergências tais como erros, duplicidades e até mesmo fraudes, além de cobranças indevidas de serviços que não foram prestados pelas transportadoras.
Trata-se, portanto, de uma análise minuciosa nos registros das operações financeiras e contábeis, levando em conta as informações de todas as etapas da logística envolvida, da armazenagem ao transporte e a entrega dos produtos e serviços e contratados.
Com isso, a empresa ganha uma segurança adicional de que todos os erros e problemas estão sendo detectados e podem ser corrigidos a tempo. Assim, podemos ver a auditoria de frete como um instrumento para validar as despesas e certificar a conformidade dessa área dos negócios.
Quais são as principais vantagens associadas à auditoria de fretes?
Agora que já sabemos o que é auditoria de fretes, vejamos na prática as vantagens associadas à contratação desse tipo de ferramenta.
#1 Menos erros
Uma das principais razões para contratar uma auditoria de fretes é identificar os erros que ocorrem nessa área. Com um enorme volume de cargas e produtos sendo transportados diariamente, é natural que haja problemas e que o controle manual esteja completamente aquém das capacidades humanas.
Estudos apontam que os principais tipos de erros no setor de transportes estão associados a aspectos tais como:
– Cobrança por serviços que não foram prestados;
– Cobrança em duplicidade (a empresa paga duas vezes pelo mesmo transporte);
– Discrepância entre os valores cotados e os efetivamente cobrados – preços calculados em desacordo com a tabela previamente negociada;
– Erros no processo de dimensionamento, cubagem e pesagem.
A auditoria de frente pode dar suporte administrativo para o mapeamento de todas essas ocorrências de modo a providenciar a respectiva correção.
#2 Controle total sobre as finanças
A auditoria de frete dá um maior controle financeiro sobre as atividades. Após esse tal de “raio x” proporcionado pelas ferramentas em questão, é possível visualizar os valores por transportadora, controlar os valores cobrados e identificar descontos a divergências.
Com esses dados em mãos sob a forma de um relatório, é muito mais fácil saber aonde o dinheiro está indo e, assim, tomar decisões corretas e fundamentadas. O acompanhamento evita perda de dinheiro devido à demora na contestação, que muitas vezes ocorre por sobrecarga dos setores e acúmulo de trabalho.
Outra funcionalidade importante é a possibilidade de descobrir as melhores transportadoras, com as condições mais vantajosas e, assim, integrá-las à rede de prestadoras de serviço da sua empresa.
#3 Entregas otimizadas
A auditoria de frete permite aprimorar a gestão de transporte como um todo. Com isso, as operações fluem de forma organizada e com maior qualidade, desde o início do transporte até a entrega ao cliente.
Além disso, aspectos como atrasos, nível de razoabilidade dos prazos de entrega e a própria satisfação dos clientes podem ser medidos. Dependendo do diagnóstico, a auditoria aponta inclusive soluções de melhorias.
#4 Garantia de cumprimento da lei
A auditoria de frete também consegue avaliar se a transportadora contratada está cumprindo com todas as exigências legais requeridas.
Sabemos que a legislação brasileira é complexa e sujeita a constantes alterações de natureza legal e tributária. Muitas vezes por isso, as empresas acabam atuando em desacordo com as leis do nosso país.
Essa situação é danosa para a empresas contratantes pois podem gerar multas e penalizações por parte do Fisco brasileira. Com a auditoria, a sua empresa tem a certeza da conformidade do cumprimento da lei.
#5 Centralização dos processos
Com um software da auditoria de fretes e de um software de Gestão de Transporte (TMS), é possível centralizar os processos, ou seja, reunir em uma só base de dados todas as informações de modo a controlar, em um único sistema, todas as operações, da contratação à concretização do pagamento.
Isso, é claro, permite economizar tempo e agiliza os processos.
Atualmente, a tecnologia é a grande aliada das rotinas de logística das empresas, turbinando a agilidade e a conformidade dos processos. Nesse contexto, o uso de softwares de Gestão de Transporte são um trunfo para quem deseja proporcionar um serviço diferenciado, que se destaca perante a concorrência.
Cada vez mais desafiadores, é essencial buscar melhorias em todas áreas. Se você tomou conhecimento das vantagens da auditoria e quer trazê-las para o seu negócio, entre em contato conosco. A You Senior tem soluções que podem revolucionar a maneira que você gere o seu negócio.
Por hoje, é tudo. Para receber outras dicas práticas voltadas para a vida das empresas, assine a nossa Newsletter e siga nossas redes sociais agora mesmo. Estamos no Facebook, no Instagram e no LinkedIn.