Com o advento da internet, o meio digital chegou para ficar nas mais diferentes áreas e processos. Diante deste cenário, o quanto a sua empresa está preparada para gerenciar documentos digitais de forma legal e segura?
Saiba que se a sua resposta foi pouco, você ainda pode mudar essa realidade e também deveria. Afinal, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em vigor e os ataques cibernéticos sendo uma realidade no mundo, a sua empresa corre perigo.
Uma dinâmica fácil para você entender como está o nível de organização destes processos na sua empresa é se questionar: onde estão os relatórios de venda do mês de abril de 2021? Se você não sabe, deveria repensar a forma como gerencia tais documentos.
E para lhe ajudar, a You Senior separou algumas dicas para ensinar você boas práticas de gestão de documentos digitais.
6 boas práticas para a gestão de documentos digitais
Primeiramente, é importante lembrar que até os documentos que chegam em vias físicas estão ganhando versões digitais para facilitar acesso e controle nas empresas. Por isso, o seu negócio precisa aplicar algumas boas práticas de gestão de documentos para que o acesso a dados seja possível independente de quem o tenha criado ou atualizado.
1. Organização
A organização precisa estar tanto no espaço físico como no digital. Afinal, seria impossível achar a cópia de um contrato se ele estiver misturado com a pilha de documentos de admissão de novos colaboradores.
Aqui vale o bom senso e o momento de reavaliar com as equipes para entender todos os tipos de documentos que são gerados em cada área. Para cada área, seriam abertas pastas nominais em um local de armazenamento.
Dentro dessas pastas principais, haveria subpasta com informações gerais e outra com o ano para temas anuais. Dentro de cada uma das pastas haveria subpastas nomeadas por processos e só no final os arquivos em si estariam.
Outra opção é criar diversas pastas de processo e dentro delas nomear as pastas por ano. Também funcionaria e dependeria mais da preferência da empresa, se a prioridade seria de acessar temas anuais ou processos.
2. Defina o local de armazenamento
Esse é outro tema que divide muitas opiniões. No entanto, é importante que cada empresa tenha um banco de arquivos central, com permissão de acesso restrito para as equipes. Isso gera controle de uso e impede vazamento de dados sensíveis.
Agora, quando o tema é digital, há diversas opções de armazenamento em nuvem em sistemas de intranet, que seria um acesso na internet corporativo da sua empresa. Nele estaria o acesso a essas pastas, subpastas e arquivos classificados conforme finalidade e processos.
3. Cuide com a nomenclatura
Não invente nomes que não tem a ver com o documento na hora de salvar um arquivo. Prefira criar uma pasta com o nome do tema caso tenha diversos arquivos ou versões de um mesmo processo.
Ao arquivo, opte por colocar o que de fato ele é como por exemplo “relatório de admissões abril 2021”. Evite fazer alterações em um arquivo que não foi criado por você. Faça uma cópia dele e daí sim faça as alterações, sem o risco de perder um dado importante.
Em caso de arquivos de processo, em que a pasta já descreve do que se trata, opte por salvar os arquivos com a data de criação invertida. Um exemplo é:
- Relatório de Admissões (nome da pasta)
- 2021 (nome do ano)
- 20213104 (ano + dia + mes)
- v1 (número da versão criada)
Isso ficaria em um caminho de pasta:
Relatório de Admissões > 2021 > 20211304 – v1
Organizado e de fácil acesso e procura.
4. Crie novas versões
Não reedite um arquivo várias vezes, faça versões dele. Como citamos no exemplo anterior, crie uma cópia, faça as alterações e salve com o nome da versão na nomenclatura, como no exemplo “relatório de admissões abril 2022 – v2”.
Isso evita que você perca arquivos e serve até de histórico para controle próprio, entendendo os motivos de adequação e refação. Isso possibilita que um novo arquivo seja feito de uma forma mais adequada, evitando retrabalhos. Isso tem a ver com organização e melhoria de processos também.
5. Faça backup
É importante que, por mais que um arquivo seja criado temporariamente em um computador fora da rede, que ele seja enviado para o local de armazenamento em uma rotina diária.
Além disso, é importante que o próprio local de armazenamento tenha um backup diário ou no máximo semanal para algum outro espaço.
Mas é importante que se tenha esse backup mesmo que os arquivos estejam na nuvem. Tenha uma cópia dele em um armazenamento próprio de servidor na empresa ou envie os arquivos a um outro fornecedor de armazenamento em nuvem diferente.
Ter cópia faz a diferença!
6. Torne documentos úteis acessíveis a todos
Outra regra de ouro quando o assunto é armazenamento de documentos digitais é o cuidado com o acesso. Não é permitido dificultar o acesso a documentos que são essenciais ao dia a dia do negócio. Agora, se puder facilitar, será muito bem-vindo.
E aqui os sistemas de ERP das empresas se mostram como bons aliados. Documentos do dia a dia e importantes podem ser armazenados nestes locais, tornando-se públicos a diferentes equipes conforme liberação do sistema.
Com isso, suas equipes ganham agilidade nos processos e não ficam perdidas com o assunto acesso a dados.
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