Em inglês, “to comply” quer dizer “agir de acordo com uma regra, uma lei ou um pedido”. Significa, portanto, estar em dia com as obrigações. Este não é um verbo totalmente desconhecido da realidade brasileira, pois aqui usamos com frequência a expressão “compliance fiscal”.
Tal expressão designa o conjunto de ações que uma empresa deve adotar de modo a cumprir todas as suas obrigações contábeis e tributárias, de acordo com as normas e legislações vigentes no Brasil.
Trata-se de algo, por um lado, de fundamental importância para a perenidade das empresas, e, por outro, uma realidade complexa, repleta de detalhes e de mudanças constantes. Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, as esferas estadual e municipal implementam em média 46 alterações fiscais por dia útil!
Além disso, visando à otimização de determinados procedimentos, o Governo Federal tem proposto diversas alterações legais que afetam diretamente a vida das organizações.
Desde o advento da nota fiscal eletrônica até os novos tempos, com o Bloco K eSocial e a Lei Anticorrupção, muita coisa mudou, exigindo atenção redobrada para a devida adequação dos procedimentos internos.
Pensando nisso, neste post reunimos o que você precisa saber de essencial sobre o compliance fiscal de modo a evitar multas, processos judiciais e até mesmo ser impedido de exercer as suas atividades. Continua a leitura e fique por dentro deste tópico tão importante!
Os riscos da ausência de compliance fiscal
O setor responsável pelo compliance fiscal está encarregado de assegurar que todas as práticas adotadas pela empresa estejam de acordo com as exigências e os prazos legais.
Já afirmamos que as vantagens de adotar o compliance estão na redução dos riscos de inadimplência e, consequentemente, de seus prejuízos.
Mas, na prática e em detalhes, quais são esses prejuízos? Vejamos:
Multas e penalidades
Apenas cinco anos após serem criadas, pouco mais de 60% das empresas brasileiras fecham as portas. Os dados são do IBGE e indicam a falta de controle interno e o respeito às normas e às regulamentações, oriundos de falhas de gestão.
No Brasil, descumprir as normas fiscais e tributárias implica juros, gera multas e pode chegar até a outras penalidades mais severas previstas na legislação. Isso pode afetar o planejamento financeiro de qualquer organização, mesmo daquelas com capital mais robusto, levando-as até mesmo a falência.
Desconhecimento sobre o funcionamento dos tributos
Segundo dados da Receita Federal do Brasil, 90% das autuações emitidas a empresas relacionam-se ao não cumprimento de obrigações acessórias. O código tributário brasileiro possui 218 artigos e cada tributo é regulado por uma lei específica.
Isso significa que cada um desses tributos possui regras e um funcionamento diferente, que deve ser observado para que todas obrigações sejam cumpridas. Se a empresa negligencia o compliance, há grandes chances de que desconheça as minúcias da legislação e incorra em erros.
Morosidade nos processos internos
Desconsiderar a necessidade de compliance pode se traduzir em uma indefinição generalizada nos processos internos. Por sua vez, isso pode gerar retrabalhos, confusão entre os funcionários e, consequentemente, atrasos nos processos fiscais.
Descompasso em relação às atualizações da legislação
Sem se preocupar com o compliance, as atualizações nas normas e leis vão ficando para trás – afinal, não há ninguém na empresa que se empenhe em acompanhar as mudanças.
É comum encontrarmos empresas aplicando normas obsoletas ou em uma corrida contra o tempo para implementar adequações de última hora, tentando não perder os prazos.
Impacto negativo na imagem externa
Uma empresa acusada de sonegar impostos ou que apresenta outros problemas fiscais tem automaticamente a sua imagem manchada no mercado. Ela passa, assim, pouca confiança não só a investidores, mas também a clientes e fornecedores.
Os benefícios e os desafios do compliance fiscal
Uma vez que já entendemos quais são os riscos envolvidos com uma negligência em relação ao compliance fiscal, vejamos agora, na prática, quais são os benefícios.
Há duas consequências mais óbvias de estar em dia com as obrigações do setor tributário. Uma está relacionada com a organização dos procedimentos.
Quantos impostos a empresa deve pagar? E em quais datas? O que mudou na legislação fiscal recentemente? Uma empresa comprometida com o compliance tem tais respostas na ponta de língua e isso, claro, acelera as engrenagens dos processos internos.
O outro benefício imediato está relacionado à economia de meios. Como todas as obrigações são entregues de maneira correta e dentro do prazo estipulado, diminuem-se as incidências de multas e, consequentemente, há uma redução nas despesas.
Vimos anteriormente que a ausência de uma organização em relações às obrigações fiscais gerava riscos à imagem da empresa. Assim, é lógico que o compliance tem uma contribuição positiva para a visibilidade e a valorização de qualquer marca. Trata-se de um reforço público do desejo de “andar na linha”, o que já é uma boa ação de marketing.
Mas não é só isso. Atender às exigências legais e estar em dia com processos e inspeções tributárias traz outros ganhos indiretos, no sentido de que aumentam as chances de se obter descontos em linhas de créditos.
Estas podem ser usadas, inclusive, para ampliar os negócios – um destino bem diferente do que o da estatística majoritária citada anteriormente neste artigo.
Outro ganho é em relação à motivação e à produtividade das equipes. Trata-se de uma regra básica de gestão de recursos humanos: equipes bem lideradas, que se sentem seguras e respaldadas no que fazem, tendem a ficar mais motivadas. Isso se reflete, por sua vez, nos níveis de produtividade interna.
Mas quais são os desafios da implementação de um setor que ficará responsável pelo compliance fiscal, que aqui chamamos de “Controladoria”? O que, na prática, é preciso ter em mente?
Em primeiro lugar, vejamos as principais atribuições de tal setor:
- Monitoramento das obrigações fiscais a serem entregues;
- Verificação do cumprimento dos prazos por todos os setores;
- Arquivamento de documentos fiscais importantes;
- Auditoria interna a todos os setores cabíveis;
- Cruzamentos das escriturações diária e mensal;
- Monitoramento de atualizações na legislação;
- Proposta de padronização dos processos e procedimentos internos relacionados ao setor fiscal;
- O monitoramento das Certidões Negativas de Débitos (CNDs).
Trata-se, portanto, de tarefas eminentemente técnicas e complexas. Sendo assim, entre os custos que envolvem a estruturação de um departamento de Controladoria está a contratação de bons profissionais, com conhecimento e capacitação na área fiscal e contábil.
Outro aspecto a ser considerado é a necessidade de providenciar um treinamento a toda equipe que, de alguma forma, lida com as questões do compliance.
Isso para que todos estejam alinhados em relação às práticas adotadas – afinal, de nada adianta ter um setor de Controladoria afiado e bem atuante, se o restante da empresa desconhece regras básicas e não está comprometido com a adimplência fiscal.
Há ainda ferramentas que auxiliam e automatizam o processo de compliance, facilitando o trabalho. De fato, o grande número de informações exigidas no atual sistema brasileiro de escrita fiscal e contábil totalmente digitalizado exige das empresas uma postura proativa.
Mais do que nunca é essencial investir na melhoria dos procedimentos internos para alcançar a tão almejada conformidade tributária.
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