Na era da tecnologia em constante evolução, a escolha do software de gestão certo desempenha um papel vital no sucesso empresarial.

Seja você um empreendedor iniciante ou um gestor experiente, a decisão de adotar ou trocar um software de gestão requer uma abordagem criteriosa.

Nesse texto, exploraremos os fatores essenciais que devem ser considerados antes de tomar essa decisão crucial. Ao compreender as nuances envolvidas, você estará preparado para fazer escolhas informadas que impulsionarão a eficiência, a produtividade e o crescimento organizacional.

Vamos desvendar o que é necessário para tomar decisões inteligentes no mundo dinâmico dos softwares de gestão.

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Determinando as Necessidades Essenciais do Seu Software de Gestão

Ao tomar a decisão de escolher ou trocar o seu software de gestão, o ponto de partida crucial é determinar com precisão quais são as necessidades específicas da sua empresa. Cada organização possui processos, requisitos e metas distintas.

Antes de explorar as opções disponíveis, é fundamental dedicar um tempo para avaliar profundamente os recursos indispensáveis para atender às demandas do seu negócio. Leve em consideração aspectos como contabilidade, gerenciamento de estoque, CRM, folha de pagamento e outras funcionalidades essenciais para as suas operações.

Além disso, compreender as perspectivas e requisitos de cada área da sua empresa ajudará a mapear os recursos fundamentais do software de gestão.

Ao manter o foco nos processos que necessitam de otimização e nas áreas que precisam de soluções, você garantirá uma escolha de software mais alinhada com as necessidades reais.

Essa abordagem cuidadosa não só resultará em uma solução mais adequada, mas também economizará recursos ao evitar a adoção de funcionalidades desnecessárias ou a falta de recursos cruciais.

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Compatibilidade e Integração

Suporte e Atendimento

A qualidade do suporte e atendimento é um fator decisivo ao escolher ou migrar para um novo software de gestão. Um sistema eficaz requer suporte eficiente para lidar com problemas, dúvidas e necessidades em tempo hábil.

Antes de tomar uma decisão, avalie cuidadosamente o nível de suporte oferecido pelo fornecedor. Verifique a disponibilidade do suporte, se é oferecido por meio de vários canais, como chat, e-mail ou telefone, e qual é o tempo médio de resposta.

Além disso, considere a reputação do fornecedor em termos de atendimento ao cliente. Confira as avaliações e opiniões de outros usuários para ter uma ideia realista da experiência que você pode esperar.

Um suporte de qualidade não apenas garante a resolução rápida de problemas, mas também contribui para uma transição mais suave durante a implementação e a utilização contínua do software de gestão.

Certifique-se de que você terá um parceiro confiável para ajudar a enfrentar quaisquer desafios que possam surgir ao longo do caminho.

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Em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, a escolha do software de gestão certo é uma decisão estratégica que pode moldar o sucesso futuro da sua empresa. Ao considerar cuidadosamente fatores como as necessidades específicas, compatibilidade e suporte, você está abrindo o caminho para uma gestão eficiente e resultados sólidos.

É nesse cenário que a You Senior se destaca como um parceiro confiável.

A You Senior não apenas compreende a importância desses aspectos cruciais, mas também oferece soluções completas, integradas e inovadoras para potencializar os resultados do seu negócio.

Com uma abordagem centrada no cliente e um compromisso com a excelência, a empresa se destaca como uma autoridade na implantação do sistema de gestão da Senior.

Sua essência inovadora, aliada à busca constante por soluções personalizadas para cada segmento, demonstra o compromisso da You Senior em transformar a gestão da sua empresa por meio da tecnologia.

Ao escolher a You Senior, você está optando por uma parceria que impulsionará a otimização dos seus processos, a redução de custos operacionais e o aumento da lucratividade.

Entre em contato conosco e saiba mais!

Até o próximo post!

You Senior – gestão completa

Com o advento da internet, o meio digital chegou para ficar nas mais diferentes áreas e processos. Diante deste cenário, o quanto a sua empresa está preparada para gerenciar documentos digitais de forma legal e segura?

Saiba que se a sua resposta foi pouco, você ainda pode mudar essa realidade e também deveria. Afinal, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em vigor e os ataques cibernéticos sendo uma realidade no mundo, a sua empresa corre perigo.

Uma dinâmica fácil para você entender como está o nível de organização destes processos na sua empresa é se questionar: onde estão os relatórios de venda do mês de abril de 2021? Se você não sabe, deveria repensar a forma como gerencia tais documentos.

E para lhe ajudar, a You Senior separou algumas dicas para ensinar você boas práticas de gestão de documentos digitais.

6 boas práticas para a gestão de documentos digitais

Primeiramente, é importante lembrar que até os documentos que chegam em vias físicas estão ganhando versões digitais para facilitar acesso e controle nas empresas. Por isso, o seu negócio precisa aplicar algumas boas práticas de gestão de documentos para que o acesso a dados seja possível independente de quem o tenha criado ou atualizado.

1.   Organização

A organização precisa estar tanto no espaço físico como no digital. Afinal, seria impossível achar a cópia de um contrato se ele estiver misturado com a pilha de documentos de admissão de novos colaboradores.

Aqui vale o bom senso e o momento de reavaliar com as equipes para entender todos os tipos de documentos que são gerados em cada área. Para cada área, seriam abertas pastas nominais em um local de armazenamento.

Dentro dessas pastas principais, haveria subpasta com informações gerais e outra com o ano para temas anuais. Dentro de cada uma das pastas haveria subpastas nomeadas por processos e só no final os arquivos em si estariam.

Outra opção é criar diversas pastas de processo e dentro delas nomear as pastas por ano. Também funcionaria e dependeria mais da preferência da empresa, se a prioridade seria de acessar temas anuais ou processos.

2.   Defina o local de armazenamento

Esse é outro tema que divide muitas opiniões. No entanto, é importante que cada empresa tenha um banco de arquivos central, com permissão de acesso restrito para as equipes. Isso gera controle de uso e impede vazamento de dados sensíveis.

Agora, quando o tema é digital, há diversas opções de armazenamento em nuvem em sistemas de intranet, que seria um acesso na internet corporativo da sua empresa. Nele estaria o acesso a essas pastas, subpastas e arquivos classificados conforme finalidade e processos.

3.   Cuide com a nomenclatura

Não invente nomes que não tem a ver com o documento na hora de salvar um arquivo. Prefira criar uma pasta com o nome do tema caso tenha diversos arquivos ou versões de um mesmo processo.

Ao arquivo, opte por colocar o que de fato ele é como por exemplo “relatório de admissões abril 2021”. Evite fazer alterações em um arquivo que não foi criado por você. Faça uma cópia dele e daí sim faça as alterações, sem o risco de perder um dado importante.

Em caso de arquivos de processo, em que a pasta já descreve do que se trata, opte por salvar os arquivos com a data de criação invertida. Um exemplo é:

• Relatório de Admissões (nome da pasta)
• 2021 (nome do ano)
• 20213104 (ano + dia + mes)
• v1 (número da versão criada)

Isso ficaria em um caminho de pasta:

Relatório de Admissões > 2021 > 20211304 – v1

Organizado e de fácil acesso e procura.

4.   Crie novas versões

Não reedite um arquivo várias vezes, faça versões dele. Como citamos no exemplo anterior, crie uma cópia, faça as alterações e salve com o nome da versão na nomenclatura, como no exemplo “relatório de admissões abril 2022 – v2”.

Isso evita que você perca arquivos e serve até de histórico para controle próprio, entendendo os motivos de adequação e refação. Isso possibilita que um novo arquivo seja feito de uma forma mais adequada, evitando retrabalhos. Isso tem a ver com organização e melhoria de processos também.

5.   Faça backup

É importante que, por mais que um arquivo seja criado temporariamente em um computador fora da rede, que ele seja enviado para o local de armazenamento em uma rotina diária.

Além disso, é importante que o próprio local de armazenamento tenha um backup diário ou no máximo semanal para algum outro espaço.

Mas é importante que se tenha esse backup mesmo que os arquivos estejam na nuvem. Tenha uma cópia dele em um armazenamento próprio de servidor na empresa ou envie os arquivos a um outro fornecedor de armazenamento em nuvem diferente.

Ter cópia faz a diferença!

6.   Torne documentos úteis acessíveis a todos

Outra regra de ouro quando o assunto é armazenamento de documentos digitais é o cuidado com o acesso. Não é permitido dificultar o acesso a documentos que são essenciais ao dia a dia do negócio. Agora, se puder facilitar, será muito bem-vindo.

E aqui os sistemas de ERP das empresas se mostram como bons aliados. Documentos do dia a dia e importantes podem ser armazenados nestes locais, tornando-se públicos a diferentes equipes conforme liberação do sistema.

Com isso, suas equipes ganham agilidade nos processos e não ficam perdidas com o assunto acesso a dados.

Invista no digital com a You Senior

A You Senior é uma representante autorizada da Senior e possui soluções para a você assumir o controle de documentos digitais e a centralização de informações e gestão da sua empresa.

No ERP da Senior você tem controle de processos, alimenta e acessa dados de toda a empresa, armazena e gerencia documentos digitais com a segurança e praticidade que você precisa.

Contamos com soluções em sistema para pequenas, médias e grandes empresas.

Conheça essa solução a aplicar no dia a dia do seu negócio.

Ficou interessado e quer saber um pouco mais? Então entre em contato com a nossa equipe e agende uma demonstração. A You Senior tem a melhor solução para o seu negócio.

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You Senior – gestão completa

Conforme o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), cerca de 60% das empresas acabam declarando falência ainda nos primeiros cinco anos. Por isso, é importante manter um bom controle e entender a diferença de custo, despesa e investimento.

Afinal, a boa saúde financeira de uma empresa é responsável pela manutenção dos negócios diante de adversidades.

Diante deste contexto, a You Senior vem ajudar você, caro empreendedor, com informações importantes para não confundir dados na hora de construir e conferir os relatórios da sua empresa. Além disso, guardamos uma dica muito importante sobre uma ferramenta para te ajudar nesta jornada.

Como identificar custo, despesa e investimento?

Primeiramente, é importante estar atento à rotina diária do seu negócio, bem como das suas obrigações legais com pagamento de impostos, vendas, pagamentos das equipes, notas, entre outros.

Não é preciso dominar todos os processos que o seu empreendimento executa, mas é importante compreendê-lo. Assim se torna mais fácil entender o fluxo de valores envolvidos nos processos e os dados existentes nos relatórios do seu negócio.

Como dono, gestor ou líder, você precisa acompanhar os indicadores para executar ações pontuais, ajustar condutas e melhorar atividades, a fim de que se atenda ao nível de excelência desejado. Só que para isso, é preciso entender os conceitos de custo, despesa e investimento.

O que é custo em uma empresa?

O custo em uma empresa é todo o valor aplicado na produção de um produto ou na execução de um serviço. São os gastos indispensáveis para fazer o seu negócio funcionar.

Esses valores variam junto com a quantidade de produtos e/ou serviços feitos. Além disso, os custos são divididos em duas principais segmentações:

• Custo direto: valores referentes aos insumos e matéria-prima para que a sua empresa realize o seu trabalho. Um exemplo é que o trigo em uma padaria seria um custo direto, pois ele é essencial na produção de pães e bolos, o principal comércio do estabelecimento.
• Custo indireto: é todo o valor movimentado indiretamente na execução da atividade principal de uma empresa. Voltando ao exemplo da padaria, aqui teríamos manutenção, espaço, água, luz, mão de obra, entre outros.

No entanto, é importante observar que cada segmento do mercado tem custos diferentes, confira alguns exemplos:

• comércio: valores usados para comprar mercadorias;
• indústria: valores aplicados em insumos, mão de obra, fabricação e matéria-prima;
• serviços: custo ligado ao valor gasto para executar ele, como tempo de trabalho, combustível para se deslocar até o espaço e equipamentos.

Saiba mais sobre as despesas empresariais

As despesas empresariais são todos aqueles gastos que não trazem retorno financeiro. São valores indispensáveis para o funcionamento de um negócio, mas que não estão ligados diretamente à produção ou prestação de serviços, como os custos.

Elas também se dividem em dois tipos:

• despesas fixas: são aquelas que ocorrem todos os meses, como o aluguel e a segurança.
• despesas variáveis: são as que variam a depender do volume de trabalho ou venda, como impostos, fretes sobre vendas e comissões.

Aqui é importante entender como funciona cada um deles para não errar. E caso tenha dúvida, questione-se sobre o valor usado. Ele traz retorno no futuro? Se a resposta for não, você já sabe que ele é uma despesa.

Entenda o que define o investimento

Investimento é todo valor aplicado por uma empresa a fim de melhorar os lucros do negócio. Ele pode ser aplicado de diferentes formas e em diversas áreas, pois o objetivo é obter retorno financeiro.

Algumas das formas mais comuns das empresas aplicarem isso é:

• aquisição de empréstimo para capital de giro;
• compra de veículos e móveis;
• construção ou ampliação de espaço próprio;
• aplicação em ferramentas de tecnologia.

E a última opção vem trazendo retornos expressivos para as empresas na otimização de trabalhos. Seja pela automação, integração ou análise, a tecnologia entrega ótimos resultados nos investimentos de empresas.

Agora que você já conhece as diferenças, não deixe de aplicar esse conhecimento no seu negócio!

Invista em tecnologia com a You Senior

A Senior possui tecnologia de ponta para auxiliar a sua empresa na gestão de custos, despesas e investimentos. Afinal, é preciso gerenciar esses dados para ter um controle maior dos resultados de empresas e equipes.

E a You Senior é uma representante autorizada da Senior e possui soluções para a centralização de informações e gestão da sua empresa. Contamos com soluções em sistema para pequenas, médias e grandes empresas.

Uma delas é o conhecido Sistema de Gestão Empresarial (ERP) que reúne informações financeiras, comerciais e de diversas áreas da sua empresa no conceito “toque único”. Assim, abastecendo uma fonte de dados que gera o cruzamento com todos os departamentos da empresa.

Conheça essa solução a aplicar no dia a dia do seu negócio.

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You Senior – gestão completa

Antes de serem comercializados e de chegarem até os clientes, os produtos são idealizados e depois produzidos em uma ou mais fábricas, transportados para armazéns e só então para os retalhistas ou para os próprios consumidores finais.

“Cadeia de suprimentos” é o nome atribuído a todo esse processo relacionado, seja direta ou indiretamente, à execução do pedido de um cliente.

Isso inclui não apenas o fornecedor de matérias-primas ou o fabricante, mas também os armazéns, as transportadoras, os varejistas e os consumidores finais.

A administração de todo esses atores, de modo a que a mercadoria seja produzida nas quantidades ideias e que chegue aos clientes na localização certa e no prazo correto, com custos reduzidos, recebe o nome de “gestão da cadeia de suprimentos”.

Dada à complexidade envolvida, esse aspecto da vida das organizações sempre constituiu um grande desafio.

Há pouco tempo, essa gestão, que até então era feita de modo tradicional, ganhou um aliado de peso: a inteligência artificial.

A chamada “gestão inteligente da cadeia de suprimentos”, também conhecida como “intelligent supply chain management”, é uma alternativa hoje suficientemente difundida para estar ao alcance da maioria das empresas e que pode aumentar os lucros, reduzir os custos e impulsionar a competitividade no mercado.

Pensando na importância que a cadeia de suprimentos inteligente apresenta para o atual cenário da indústria, neste post trazemos um resumo do que você precisa saber para estar inteirado sobre este tema.

O que é, em detalhe, uma gestão inteligente da cadeia de suprimentos e como funciona na prática? Como aplicá-la na sua empresa? Quais os principais benefícios que ela traz? Continue a leitura e saiba as respostas a essas questões.

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O que é uma cadeia de suprimentos inteligente?

Bom, como já referimos na introdução deste artigo, é considerada como uma cadeia de suprimentos inteligente aquela que faz uso de alguma tecnologia de inteligência artificial.

Esta, por sua vez, parte da premissa básica de que é possível imitar a inteligência humana, por meio de mecanismos ou de softwares.

Portanto, na prática, a cadeia inteligente envolve o uso de máquinas e de equipamentos que reproduzam características da inteligência humana e que automatizam aspectos do processo.

Essa aplicação tanto por acontecer nos armazéns, quanto na produção ou no próprio relacionamento com consumidores e fornecedores.

Por exemplo, o “Radio Frequency Identification”, ou Identificação por Rádio Frequência, é um mecanismo de identificação que permite registrar de forma automática cada produto que entra e que sai em uma fábrica, aumentando significativamente a rastreabilidade de cada item.

A tecnologia da Internet da Coisas, por sua vez, tem sido usada em sensores, equipamentos, máquinas e ferramentas das fábricas para trocar informações via internet em tempo integral. Vejamos alguns outros exemplos práticos da aplicação da inteligência artificial na cadeia de suprimentos:

– Uso de impressoras 3D nas linhas de produção;

– Uso de veículos autônomos, ou seja, autodirigidos;

– Entregas por drone, como as já utilizadas pela Amazon;

– Total automação de linhas de montagem e operações de armazéns.

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Quais são as principais vantagens proporcionadas por uma cadeia de suprimentos inteligente?

Para além da redução dos custos e do consequente aumento dos lucros já apontados como vantagens na gestão inteligente, há muitos outros benefícios. Vejamos:

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Qualidade, agilidade e padronização com a automação de processos

Com a eliminação de muitas rotinas realizadas de forma manual, a automatização de processos ao longo das linhas de produção ou montagem proporciona muito mais rapidez e agilidade na cadeia de suprimentos.

Com recurso a robôs e a outras tecnologias de inteligência artificial, as rotinas ficam padronizadas, atingindo patamares mais elevados de qualidade, menos suscetíveis a erros – e tudo com mais economicidade.

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Rastreabilidade dos itens produzidos

Com modernos softwares e sistemas robustos, aplicadas em tecnologias como Inteligência Artificial, IoT e Machine Learning, os gestores das cadeias de suprimentos passam a ter um controle muito maior de cada etapa do processo.

Mais do que isso, a partir de dados concretos, consegue-se antecipar problemas e encontrar soluções muito mais rapidamente.

Por exemplo, é possível atribuir uma identidade única a cada item produzido e rastrear cada unidade de produto durante todas as operações, da embalagem à expedição.

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Controle da manutenção

Em uma gestão inteligente, a manutenção da sua cadeia de suprimentos – falamos dos equipamentos utilizados – fica muito mais previsível e sob controle.

Com base na análise de milhares de dados sobre o parque tecnológico das fábricas, há aplicativos específicos que identificam potenciais interrupções com alto grau de precisão e ajudam, inclusive, a encontrar a melhor solução.

Assim, calcula-se que os custos com perdas, estoque e frete podem ser reduzidos em até 75%.

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Como adotar uma cadeia de suprimentos inteligente?

A seguir, preparamos algumas dicas para você que está pensando em migrar para uma cadeia de suprimentos inteligente. Confira:

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Invista na automação de processos

Como vimos, processos automatizados estão relacionados a rapidez, a agilidade, a maior qualidade e a padronização.

Faça uma análise cuidadosa dos processos da sua empresa e procure identificar aquilo que consome tempo e que é realizado de forma burocrática. Em seguida, estude adotar uma ferramenta à disposição no mercado que automatize esse aspecto.

Por exemplo, de um sistema em que os funcionários fazem o registro manual do relacionamento com os fornecedores é possível migrar para um software que registre não só esses contatos, mas que diga quando esses contatos devem ser feitos.

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Use o Big Data

Você sabia que, por exemplo, desde 2004, a empresa americana UPS proibiu os seus motoristas de virarem à esquerda?

Segundo a empresa, fazer essa manobra implicava mais tempo de espera na rua e mais risco de colisão. A proibição permitiu entregar 350 mil pacotes a mais e economizar, por ano, cerca de 38 milhões de litros de combustível.

Isso tudo foi possível graças ao Big Data, ferramenta que permite a coleta e a análise automática de dados. No caso da UPS, a partir da análise de trilhões de potenciais rotas, um sistema determina o caminho mais conveniente e eficiente para os motoristas.

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Considere investir em tecnologias de machine learning

O machine learning ou “aprendizagem da máquina” é uma ferramenta de inteligência artificial extremamente importante. Com base na coleta e no cruzamento de dados e outros processos, as máquinas podem aprender, de modo semelhante aos seres humanos.

Por exemplo, a partir da análise do histórico de produção, de vendas e do cenário do mercado, atualmente há softwares que realizam uma previsão de demanda.

Além disso, robôs atualmente especializados são treinados para trabalhar mesmo em ambientes caóticos, enfrentando com sucesso vários imprevistos e adaptando-se às mais diferentes situações.

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Em 2018, o setor de serviços foi responsável por 75,8% do Produto Interno Bruto (PIB) brasileiro. Segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), no mesmo ano os serviços contabilizaram uma alta de 1,3%, o que representa o melhor desempenho entre as categorias que compõe esse importante indicativo.

Outro setor constantemente em alta no país é o de tecnologia. Dados de 2019 da empresa de inteligência de negócios Empresômetro indicam que nos últimos 10 anos esse setor cresceu incríveis 118%.

Trata-se, portanto, de dois setores extremamente importantes para a nossa economia.

Contudo, geralmente, tendemos a falar dos impactos da tecnologia para os negócios como um todo, sem distinguir, de forma mais específica, as consequências que inovações como internet e sistemas informatizados representam para empresas do setor de serviços.

Na verdade, pode-se afirmar com segurança que o crescimento nesse nicho de negócios foi em grande parte impulsionado pelas TIC.

Isso significa que investir em tecnologias tem se tornado cada vez mais essencial para os prestadores de serviços e pode mesmo definir entre a perenidade ou a extinção de um negócio.

Pensando nisso, neste post, mostramos as cinco tecnologias que mais têm impactado o setor de serviços e as melhorias e soluções que elas efetivamente representam, sempre com recursos a exemplos na prática para que você pode compreender melhor o assunto.

Continue a leitura e saiba mais acerca de tecnologias que a sua empresa pode vir a adotar.

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As tecnologias revolucionárias para o setor de serviços

Antes de mais, é necessário esclarecermos a definição de “serviços”. Basicamente, eles se distinguem do comércio de produtos por quatro características: intangibilidade, inseparabilidade, perecibilidade e variabilidade.

Ou seja, os serviços não podem ser tocados; geralmente, eles são usufruídos ao mesmo tempo em que são produzidos; não se pode estocá-los; e o resultado final envolvido frequentemente depende de uma interação, o que torna os resultados variáveis e dependentes da percepção do cliente.

Sendo assim, o setor de serviços inclui desde salões de beleza e oficinas mecânicas a escolas, agências de turismo, consultorias, escritórios de advocacia e serviços de atendimento ao consumidor de um modo geral. A seguir, exemplificamos as cinco tecnologias que têm agitado o setor.

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#1 Inteligência artificial (IA)

A Inteligência Artificial engloba um conjunto de tecnologias que tem por objetivo imitar a inteligência humana, por meio de mecanismos ou de softwares. Podemos afirmar que esta tecnologia tem revolucionado os sistemas de suporte ao cliente.

Um exemplo eloquente encontramos na forma como a empresa aérea US Airways lida com as 18 milhões de chamadas que recebe por ano.

O sistema de Resposta por Voz Interativa (IVR) adotado pela empresa usa as mais recentes inovações no campo da IA e do reconhecimento de fala, proporcionando um atendimento cada vez mais personalizado.

Na prática, os clientes conseguem obter as informações que desejam mesmo usando as palavras com as quais se sentem mais confortáveis, e não necessariamente um rígido conjunto fraseológico ditado pela tecnologia.

O sistema usa as preferências do cliente e as informações sobre os voos que reservaram no passado para fornecer uma experiência de chamada personalizada e simplificada. Isso inclui uma saudação pessoal e atualizações relevantes sobre a viagem.

Mais impressionante ainda, o sistema pode antecipar o motivo pelo qual um cliente está ligando, economizando, assim, o tempo e a espera de declarar isso explicitamente, ouvindo intermináveis opções em menus confusos.

Por exemplo, um cliente que fizer uma chamada com bastante antecedência do voo real provavelmente tentará alterar uma reserva; uma chamada feita apenas a algumas horas antes do voo é um indício de que o cliente está verificando o status da sua viagem.

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#2 Internet das Coisas (IoT)

Você já deve ter ouvido falar da Amazon Go, uma espécie de supermercado do futuro, localizado em Seattle, no qual não existem atendentes nem caixas, o que é possibilitado essencialmente pelas inovações advindas com a Internet das Coisas.

Com este exemplo, é possível entrever as implicações da tecnologia no atendimento ao cliente no âmbito do varejo alimentício.

Para comprar, basta pegar um produto e sair com ele da loja, ou seja, não é preciso passar pela caixa registradora. A tecnologia automaticamente reconhece o consumidor e efetua a cobrança diretamente no cartão de débito do comprador.

Antes disso, o cliente deve apenas baixar um aplicativo e ter uma conta da Amazon. Cada cliente passa a dispor de um código QR, que é escaneado assim que adentra a superfície comercial.

Depois, um complexo sistema de câmeras e sensores nas prateleiras reconhece o que o consumidor pegou e efetua a cobrança.

Além de dar mais privacidade às compras, pois o cliente não precisa mostrar a um humano o que comprou, a loja evita filas e torna a ida ao supermercado algo muito mais rápido e fácil.

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#3 Business Intelligence (BI)

De um modo geral, podemos afirmar que o Business Intelligence é um conjunto de técnicas e ferramentas aplicadas no processo de coleta e análise de informações que dá suporte à gestão de um negócio.

Baseado em uma nova ciência denominada “Ciência de Dados” (Data Science), ele evita o famoso “chutômetro”, combinando habilidades e áreas de conhecimento.

No setor de serviços, o BI pode ser utilizado, por exemplo, para identificar tendências e padrões de comportamento. Tendo como base o Big Data, a solução permite identificar tendências e padrões de comportamento e de consumo que podem levar a um direcionamento dos negócios.

Pense, por exemplo, no impacto dessa ferramenta para uma empresa que presta consultoria.

Por meio da análise de uma quantidade infinda de informações, algo proporcionado por esta tecnologia, é possível prestar aconselhamentos acerca dos rumos a serem tomados por uma dada organização de forma muito precisa – onde investir, que produtos retirar do mercado, qual o melhor momento para aventar uma expansão etc.

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#4 Sistemas de gestão

Atualmente, existe uma miríade de soluções em sistemas informatizados que garantem uma gestão muito mais profissional dos negócios.

Segundo pesquisas, apenas no ano de 2017, o índice de adoção de softwares de gestão para empresas de serviços aumentou em 30%.

Ao aderir a esses sistemas, essas organizações buscam reduzir custos, manter a competitividade, aumentar a participação no mercado, controlar suprimentos, centralizar informações e atender às mudanças na legislação.

Os ERP (“Enterprise Resource Planning”) ou, em português, “Sistemas de Gestão Empresarial” são sistemas capazes de cuidar de todas as operações diárias de uma empresa do setor de serviços, seja ela um escritório de advocacia ou uma escola de inglês.

Além disso, aspectos administrativos como balanço contábil, fluxo de caixa, apuração de impostos e administração de pessoal também podem ser automatizados.
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#5 Armazenamento na nuvem

Com os sistemas ERP armazenados na nuvem, uma empresa de serviços pode acessar dados cruciais à sua operação de qualquer lugar e a qualquer momento.

Por exemplo, imagine uma empresa que faça projetos de arquitetura – com essa ferramenta, a organização pode enviar os seus profissionais para uma dada reunião de negócios em outra cidade e eles terão total acesso aos dados do contratante em seus notebooks.

Aplicativos específicos baseados na nuvem, como o Trello, são ideais para empresas de serviços que trabalham com projetos, como as que promovem festas infantis, por exemplo.

A ferramenta torna simples e intuitivo o compartilhamento de ideias e a atualização do andamento das etapas, eliminando os intermináveis de e-mail, as planilhas desatualizadas e os arquivos dispersos.

Além dessas facilidades, o armazenamento na nuvem garante segurança no processamento de dados e significativa redução de custos com equipamentos.

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Como vimos, são inúmeras e surpreendentes as possibilidades advindas da aplicação da tecnologia ao setor de negócios. Empresa alguma deseja ficar para trás – mas é basicamente isso que acontecerá com quem ousar desprezar esse enorme e revolucionário potencial.

Outro aspecto importante é estar sempre atualizado em relação às tendências e novidades do setor. Para isso, assine agora mesmo a nossa Newsletter e receba regularmente dicas práticas voltadas para a vida das empresas. Siga também as nossas redes sociais agora mesmo. Estamos no Facebook, no Instagram e no LinkedIn.

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Quando falamos de logística, no Brasil, automaticamente nos relacionamos com a questão de transportes. Mas essa é apenas uma parte do processo que, na verdade, envolve armazenamento e distribuição de suprimentos conforme o ramo de atuação e atividade exercida.

Só que nesse processo, que também é chamado de cadeia, há inúmeros desafios que precisam ser superados pelas empresas para progredirem no mercado.

Quem melhor conhece o mercado, mais dele usa para manter a área logística alinhada com questões comerciais, de transporte e compras, sendo assertivo no que faz. Porém, todos esses processos da cadeia também podem sofrer intercorrências.

E quando acontece um atraso, cancelamento e desalinhamento no processo, lá na ponta as coisas podem dar muito errado. Para evitar problemas capazes de parar até linhas de produção em fábricas, atente-se a essas dicas sobre logística que vamos compartilhar com você. Continue a leitura e aproveite!

Entenda a importância logística para os negócios

Primeiramente, é importante ressaltar a relevância que o setor de logística apresenta nas empresas. Quando a área possui abertura para se conectar com áreas parceiras, como a cadeia de suprimentos, ela consegue se tornar um diferencial estratégico de negócio.

Geralmente, nas empresas, essa cadeia envolve algumas áreas como:

• transporte (cargas, mercadoria e produtos);
• compras;
• financeiro/fiscal;
• comercial;
• TI.

Com foco na visão da empresa e nos objetivos estratégicos, é possível aplicar melhoria na área tornando-a facilitadora de um posicionamento de referência da sua marca no mercado. Destacando-se, inclusive, da concorrência.

Só que como a área empreendedora reserva sempre muitas surpresas, não seria diferente nesta questão. E é na aplicação que muitos desafios surgem para atrapalhar o desenvolvimento da sua empresa. Por isso, saiba reconhecê-los para evitar e/ou superar eles no seu negócio.

Saiba reconhecer os desafios da logística

Como já citamos, há desafios que atrapalham a sua empresa e dificultam a manutenção dos negócios. Aqui listamos alguns deles para ajudar você a progredir nesta área tão importante do mercado.

Transporte

O transporte é um desafio tremendo, principalmente no Brasil. E o país possui a maior concentração rodoviária de transporte de cargas e passageiros. Isso acontece por conta de que no passado, outros tipos de transportes não ganharam investimentos para serem consolidados, como as ferrovias.

Cerca de quase 58% dos transportes de cargas são feitos pelas rodovias no Brasil, sendo que destas rodovias apenas 12,3% são pavimentadas. Isso representa um enorme desafio na questão de rotas escolhidas e custos a serem planejados nos orçamentos das empresas.

E para contornar essa questão, manter o controle com o uso da tecnologia pode ajudar superar esse desafio.

Distribuição e armazenamento

Cuidar dos estoques na área industrial pode ser desafiador para a maioria das empresas. A entrada e saída de itens do armazenamento, bem como a chegada ao cliente, precisa de um controle rigoroso.

A falta de itens e perda de quebras de estoque pode significar grandes perdas acumuladas para os seus negócios. Por isso, trabalhar de maneira integrada para erros nesta área.

Afinal, é preciso manter estoques coerentes com a realidade, pois esse dinheiro também fica parado e ocupando espaço nos locais de armazenamento.

Outra questão são os locais escolhidos para instalação. Dependendo do segmento de atuação ou área, escolher uma cidade ou estado diferente pode significar ganhos fiscais para a sua empresa e ganho de tempo de entrega. Então, vale a pena avaliar todos os prós e contras.

Custos logísticos

Em qualquer operação da área contamos com pessoas. E é aqui que precisamos avaliar de forma criteriosa, para otimizar a atuação dos colaboradores dentro do processo e também da equipe de transporte, que pode ser própria ou terceirizada.

Para início é interessante mapear os processos e traçar as suas rotas de transporte. Assim, é possível melhorar envios para que custem menos para a empresa e cheguem antes no destino. Isso tudo evita movimentações desnecessárias e melhora a lucratividade da operação.

E neste quesito, o controle de qualidade pode auxiliar também a evitar perda de mercadorias, seja por extravio ou mau acondicionamento e tratamento.

E também é possível criar critérios para credenciamento de novos parceiros, para que atendam requisitos técnicos e mantenham perdas abaixo do nível aceitável para o processo.

Comunicação alinhada

Diversos setores se relacionam logisticamente em um processo, é preciso manter um alinhamento de comunicação e informações muito grande na empresa. Afinal, imagine a área de compras fazer uma grande aquisição e não haver local para armazenamento. Isso seria um grande problema, já que demandaria locação de espaço e custos adicionais.

Logo, de nada adianta um produto comprado em grande quantidade ter desconto, se no momento que chega na empresa traz outros custos.

Agora, com uma troca de informações adequada, seria possível montar uma estratégia com a área comercial para baixar os estoques de outras mercadorias que estão altos e receber um novo tipo de produto.

E se você pensar que tudo isso é puramente comercial, está enganado. Isso é questão de logística integrada em uma empresa. E para melhorar esse fator na sua empresa, confira as dicas que separamos a seguir.

3 dicas para superar os desafios da logística

Veja alguns pontos importantes para aprimorar processos na sua empresa e otimizar a sua atuação no mercado.

1. Invista na automatização

Contar com o apoio de sistemas que integram informações entre diferentes áreas é essencial nas empresas. Isso possibilita uma otimização de recursos e uma adequação de equipes. Os dados passam a possibilitar que gestores tomem decisões mais assertivas e confiram indicadores de desempenho de áreas.

É possível automatizar processos manuais com o uso da tecnologia, o que permite crescimento sem grande aumento de quadro de colaboradores.

2. Controle de ponta a ponta a cadeia de suprimentos

Uma gestão integrada permite aumentar o faturamento e a lucratividade de negócios. Com bons indicadores, é possível entender dados de diversas áreas que interagem com a logística, incluindo questões de compra, transporte e indicadores de venda.

Os sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) são ótimas alternativas para essa questão, aliados ao Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS) formam uma gestão de controle de indicadores muito boa para as empresas.

3. Capacite as equipes

Investir também no desenvolvimento dos colaboradores é um ótimo caminho para evoluir o desempenho de áreas na sua empresa. E quando há a necessidade de implantar tecnologia, é preciso também envolver as equipes na capacitação para uso e manutenção de sistemas.

Aqui vale a sensibilização sobre a importância de manter dados atualizados para controle. E as equipes precisam ser proativas na inclusão e atualização das informações de uma empresa nestes ambientes virtuais de controle.

Só assim é possível aplicar a tecnologia de forma assertiva, trazendo resultados reais sobre o progresso dos seu negócio.

Invista em tecnologia na sua empresa com a You Senior

A You Senior é uma representante autorizada da Senior e possui soluções para a centralização de informações e gestão da sua empresa. Contamos com soluções em sistema para pequenas, médias e grandes empresas.

Assuma o controle dos seus processos, inclusive logístico, com softwares desenvolvidos a partir do conceito de “toque único”, que ao alimentar uma informação gera o cruzamento de dados com todos os departamentos da empresa.

Conheça essa solução a aplicar no dia a dia do seu negócio.

Se você ficou interessado e quer saber um pouco mais, entre em contato com a nossa equipe e agende uma demonstração. A You Senior tem a melhor solução para o seu negócio.

Por hoje, é tudo. Para receber outras dicas práticas voltadas para gestão, assine a nossa Newsletter e siga nossas redes sociais agora mesmo. Estamos no Facebook, no Instagram e no LinkedIn.

You Senior – gestão completa

Ter um controle detalhado das contas de uma organização não é tarefa simples na gestão empresarial. E as dificuldades aumentam na proporção do tamanho dos negócios.

Um dos gargalos dessa falta de controle pode estar na ausência de planejamento da gestão de compras.

O setor de compras é uma área extremamente estratégica para as empresas. Se há uma questão que podemos afirmar é o quanto comprar na hora certa ajuda a vender.

Seja na área de suprimentos para as indústrias ou na de produtos para o varejo, as melhores escolhas fazem com que a venda aos clientes seja facilitada.

Por isso, confira como tornar a gestão de compras da sua empresa mais eficiente.

Gestão de compras nas empresas é uma necessidade

Primeiramente, é necessário entender quais os principais objetivos da área de compras da sua empresa. Trouxemos aqui uma lista para você conferir alguns deles.

1. Garantir um bom abastecimento de materiais na empresa;
2. Realizar compras com boas condições aos negócios;
3. Organizar processos de compra para redução de custo;
4. Padronizar a qualidade de produtos adquiridos;
5. Analisar custo-benefício de compras e oportunidades;
6. Fortalecer parcerias e relacionamento com fornecedores;
7. Realizar pesquisa de novas soluções oferecidas pelo mercado.

Bom, diante de tantas responsabilidades, é difícil negar a relevância da área. E a gestão de compras é, além de uma necessidade, uma estratégia de negócios. Afinal, a eficiência da sua empresa como um todo depende da atuação estratégica desse setor.

Como a cadeia de suprimentos do seu negócio depende de compras, acabou a história desse setor ficar afastado das demais áreas.

A gestão integral e harmoniosa de uma empresa exige que os compradores colaborem com a tomada de decisões, apresentando dados e estratégias de atuação frente à importância que representam.

A retenção dos clientes depende da área de compras

A pergunta que não quer calar seria: o que compras tem a ver com vendas? Tudo!

Se não há produtos, não há vendas. E mesmo que seja uma falta temporária, saiba que para alguns clientes ela é suficiente para repensar acordos comerciais.

A ausência de um produto representa a possibilidade de conhecer a sua concorrência. Uma vez que isso aconteça, pode ser que não surja uma oportunidade de trazer esse cliente de volta ao seu negócio.

E como as relações comerciais são muito voláteis, vale exagerar pelo zelo e não pela ausência dele.

Busque manter relações fortes com fornecedores, analise estoques e mantenha essas informações alinhadas para fazer boas compras. Logo, a dica novamente é “faça gestão de compras” na sua empresa.

Como reduzir os custos ao comprar para empresas?

Algumas boas práticas de gestão de compras permitem que se reduza custos operacionais e que economias aconteçam nas empresas.

Essas ações podem evitar gastos e também aumentar a lucratividade da empresa, garantindo boas margens de lucros com negociações exclusivas no mercado.

Conheça ações interessantes de se aplicar nas empresas quando o assunto é compras:

• Ter controle de estoque para ter real previsibilidade de movimentação, conhecimento da necessidade de compras e quantidades claras de itens a negociar. Com esses dados, é possível realizar compras estratégicas otimizando preços, espaço de armazenamento, abastecimento e vendas aos clientes.
• Analisar o mercado e observar mudanças e tendências, seja de falta de produtos/insumos até de redução deles, novos produtos e soluções também entram nessa análise que impacta diretamente na redução de custos da área de compras.
• Manter uma ampla carteira de fornecedores é indispensável para garantir melhores soluções, condições e evitar a falta de estoque na sua empresa. É preciso lembrar que nem sempre o mais barato é a melhor opção.
• Comprar em grande quantidade é uma das grandes barganhas da área de compras. Geralmente, a grande quantidade está associada diretamente com condições especiais, preço mais baixo e outras questões positivas.

Bom, gostou dessas dicas para controle e redução de custos? Caso você ainda não tenha colocado em prática alguma delas, saiba que o melhor momento para começar é agora.

Quanto antes a prática for iniciada, antes se terá resultados na área de gestão de compras. E se você precisar de algum auxílio nesse controle, saiba que há diversas soluções em sistemas para gestão, controle e análise de compras.

Gestão de Compras com a You Senior

A You Senior é uma representante autorizada Senior e disponibiliza a solução completa de Gestão Empresarial | ERP, incluindo a área de compras. Confira todos os módulos desta solução:

• mercado;
• suprimentos;
• finanças;
• controladoria;
• manufatura;
• custos;
• serviços;
• qualidade;
• documentos eletrônicos.

Ficou interessado e quer saber um pouco mais? Entre em contato com a nossa equipe e agende uma demonstração. A You Senior tem a melhor solução para o seu negócio.

You Senior – gestão completa

Para enfrentar os desafios decorrentes do envelhecimento das máquinas, a gestão eficiente se torna crucial, principalmente quando se considera os elevados custos de manutenção dos equipamentos.

Segundo dados da Associação Brasileira da Indústria de Máquinas (Abimaq), a média da idade das máquinas que compõem o parque industrial brasileiro é de 17 anos.

A título comparativo, podemos referir, por exemplo, que nos Estados Unidos esse número corresponde a sete anos e, na Alemanha, a cinco anos.

O impacto na produtividade é um dos principais problemas de contar com um maquinário antigo.

De acordo com um levantamento feito pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) em fevereiro de 2018, o trabalhador brasileiro gerou, em média, R$ 54,09 por hora trabalhada.

Isso colocou o país na 50ª posição dentre uma lista que inclui 68 países.

Na Alemanha, quinto país do ranking, os empregados são quase quatro vezes mais produtivos do que os brasileiros.

Sem dúvidas, urge revitalizar o parque industrial brasileiro. Mas, enquanto isso não acontece, a manutenção ganha importância acrescida.

Implementar boas práticas de gestão nessa área garante que os diversos equipamentos sejam mais seguros e produtivos por mais tempo e, além disso, não gerem impactos financeiros desnecessários ou prejudiciais.

Além disso, nos dias de hoje, é preciso ter em mente a produtividade e a rentabilidade industriais são diretamente influenciadas pela forma como os seus custos são geridos.

Negligenciar a manutenção de equipamentos equivale, na prática, a abrir caminho para gastos extras com reparos, substituições inesperadas e, numa situação ainda mais prejudicial, pausas nas linhas de produção devido a várias técnicas.

Pensando em todo esse contexto amplo, hoje falamos sobre a importância de uma gestão eficiente dos custos de manutenção de equipamentos.

Para isso, em primeiro lugar, abordamos quais são os tipos de manutenção mais comuns na indústria e, em seguida, apresentamos dicas imperdíveis para uma administração eficaz e eficiente dessa área.

Continue a leitura e fique por dentro de tudo!

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Em primeiro lugar, o que são os “custos de manutenção”?

Cada indústria apresenta uma dinâmica interna própria mais ou menos ágil e eficaz, fruto de uma cultura organizacional específica. Seja como for, todas – sem exceção – estão sujeitas a falhas, quebras, trocas e ajustes periódicos em seus maquinários.

Esses procedimentos prolongam a vida útil das máquinas e fazem que sejam mais produtivas e mais seguras.

Assim, os custos de manutenção são todos aqueles que envolvem mão de obra, peças de reposição, ferramentas para os consertos, depreciação, lucro cessante, entre outros aspectos, com vistas à conservação e ao bom e responsável funcionamento das máquinas e equipamentos.

Além disso, qualquer impacto gerado no caixa da empresa por uma falha operacional que envolva a linha de produção, também entra nessa conta.

A empresa que promove uma gestão mais eficiente dos procedimentos de manutenção tende a gastar menos e, consequentemente, a se tornar mais competitiva – afinal, todo e qualquer custo gera impacto no preço e na própria qualidade dos produtos e serviços.

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Quais são os tipos de manutenção mais comuns?

Vejamos agora os tipos de manutenção mais comuns praticados pela indústria. Cada uma delas possui especificidades próprias que importa conhecer na hora de promover uma gestão eficiente dos custos associados.

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– Manutenção preventiva

Como o próprio nome sugere, este tipo de manutenção consiste em um trabalho de prevenção dos problemas que possam originar avarias ou baixo rendimento do maquinário.

Como isso é feito? Com base em estudos estatísticos, no estado do equipamento, no local de instalação, nas condições elétricas que o suprem e nos próprios dados fornecidos pelo fabricante.

Dentre as vantagens, podemos citar a diminuição do número total de intervenções corretivas (ver abaixo), diminuindo despesas.

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– Manutenção corretiva

A manutenção corretiva é vista é como a forma mais primária de manutenção. É a famosa “quebra-repara”, envolvendo a substituição de peças e de componentes dos equipamentos, dada a impossibilidade ou a ineficácia de outras medidas.

Por essas características, este tipo de manutenção envolve paradas das linhas de produção em momentos aleatórios e, muitas vezes, inoportunos.

É claro que se torna impossível eliminar a manutenção corretiva completamente, mas é preciso ter em mente a necessidade do uso combinado de outras formas de manutenção.

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– Manutenção preditiva

O objetivo deste tipo de manutenção é prevenir falhas nos equipamentos ou nos sistemas por meio do acompanhamento de diversos indicadores do maquinário, permitindo a operação contínua do equipamento pelo maior tempo possível.

Em suma, o que se pretende é um acompanhamento periódico das máquinas, com base no monitoramento de certos dados coletados.

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Dicas importantes para a gestão da manutenção de equipamentos

Como ficou evidente até aqui, cuidar das máquinas está relacionado não apenas à segurança dos funcionários e do patrimônio físico e à perenidade das máquinas, mas também à própria saúde financeira das empresas.

A seguir, veja três boas práticas voltadas para a gestão dos custos de manutenção.

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#1 Elabore um plano anual de manutenção e manuais de boas práticas

Sabemos que, quando o assunto é custo, a visibilidade é um pré-requisito para uma boa gestão. O administrador precisa ter ciência de onde e como os recursos estão sendo utilizados.

Além disso, planejar é uma atividade essencial em qualquer ramo de negócio, conhecida por todo bom gestor.

Na área da manutenção, essas premissas são também essenciais. Formalizar em um plano todas as ações da empresa nessa área é uma excelente ação com vistas a uma gestão responsável das despesas.

Nesse plano, é especificar um inventário do maquinário existente, os tipos de manutenção pelas quais cada máquina terá que passar e os possíveis custos associados de eventos inesperados – esses são itens básicos. Assim, fica muito mais fácil controlar o orçamento do qual se dispõe.

Além do plano, é interessante elaborar manuais de boas práticas para cada máquina, explicando o seu funcionamento, expondo as providências para evitar o desgaste acelerado e as ações de segurança mais comuns a serem adotadas.

O ideal é que tais manuais sejam escritos em uma linguagem simples e direta, sem o tecnicismo dos manuais tradicionais.

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#2 Treine seus funcionários

Conforme já adiantamos, a manutenção é essencial para a segurança, diminuindo o risco de acidentes. Os funcionários que operam as máquinas são simultaneamente os beneficiados por esse tipo de procedimentos e os agentes para garantir que se gerem os impactos esperados.

Por outras palavras, o modo como o público interno opera o maquinário determina, em parte, o tempo útil de vida dos equipamentos e a eficácia da própria manutenção.

É essencial, assim, proporcionar treinamentos adequados, que capacitem para a lide direta com cada etapa da produção e da manipulação das máquinas, frisando os riscos de segurança envolvidos e o que fazer para evitar acidentes.

Isso poderá mesmo diminuir substancialmente os gastos com a manutenção, principalmente a corretiva.

É importante que os funcionários mais antigos também passem por programas de reciclagem de tempos em tempos e sejam atualizados ou lembrados sobre aspectos importantes da segurança no chão da fábrica e sobre os procedimentos necessários à garantia da longevidade do maquinário.

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#3 Utilize a tecnologia digital como aliada 

Você já ouviu falar da Realidade Aumentada? Pois ela pode ajudar a sua empresa a implementar, de um modo mais ágil e eficaz, a dica que referimos em #1 – a de disponibilizar aos funcionários manuais de boas práticas sobre cada máquina.

Em vez de consultar manuais impressos, os operadores podem simplesmente abrir um aplicativo, “escanear” um adesivo e, pronto! O aplicativo dará início a uma demonstração passo a passo sobre como uma dada peça deve ser trocada.

O resultado é um ganho significativo na agilidade dos procedimentos de manutenção, evitando dispêndios com impressões e reimpressões de materiais.

Outro recurso importante são os sistemas de gestão ERP (Enterprise Resource Planning).

Eles proporcionam um repositório centralizado de informações sobre o maquinário e os processos nele realizados, integrando diversos setores e garantindo uma maior visibilidade em relação aos custos, às condições dos equipamentos e ao histórico de ações já realizadas.

Com um simples clique, é possível consultar quais máquinas passaram por um maior número de manutenção nos últimos meses e, assim, verificar se esse número de paradas para consertos causou perda real de produtividade e qual foi o impacto financeiro disso.

Mostramos hoje que a gestão dos custos associados à manutenção só tem a gerar vantagens competitivas à sua empresa.

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A saúde financeira de um negócio está diretamente ligada com a sua existência no mercado. As empresas que não se atentam a essa questão tendem a colocar em risco o futuro do empreendimento.

De acordo com o IBGE, 48% das empresas brasileiras fecham as portas em até 3 anos, sendo que 25% delas fecham por falta de gestão.

E para aqueles que se questionam, a saúde financeira faz parte do processo de gestão empresarial.

Aliás, como citamos, é um dos mais importantes itens por avaliar diferentes dados como vendas, custos, despesas, receitas, impostos e criar previsões sobre o presente e o futuro de uma empresa.

E para ajudar você com a saúde financeira do seu negócio, a You Senior trouxe algumas informações e dicas para você. Confira!

Como é feita a gestão financeira empresarial?

A gestão financeira é composta por análises de dados com a intenção de medir o quanto uma organização está se desenvolvendo.

Para validar essa prática, são aplicadas metodologias para observar claramente o cenário atual e projetar o futuro de um negócio.

Em resumo, a gestão acompanha diversas áreas como vendas, receitas, despesas, impostos, contas a pagar e a receber, inadimplências, investimentos e retornos.

Esse acompanhamento define a capacidade que a empresa tem de gerar lucro e cumprir as suas obrigações legais.

Com essas informações, é possível definir estratégias para otimizar resultados ou até para minimizar riscos ou problemas.

Confira 6 indicadores que não podem faltar na análise financeira

Vale lembrar que há outros fatores que podem gerar risco de falência para as empresas, no entanto, muitos deles podem surgir de dentro delas. Para essas situações, um bom acompanhamento da saúde financeira é indispensável. Então, confira o que você deve incluir na análise do seu negócio.

1 – Custos das operações

Para ter a saúde financeira empresarial em dia é necessário ter um controle exato de todos os custos que o seu negócio tem. E esse é um dos principais problemas que empresas novas no mercado enfrentam, com contas que não param de chegar e falta de controle da operação.

Nessa questão, todos os gastos são contabilizados (os fixos e os variáveis). Monitore separadamente cada um em conjunto com algum espaço temporal como:

• quinzenal
• mensal
• bimestral
• trimestral
• semestral
• anual

Avalie os custos que podem ser reduzidos e faça de forma organizada para não comprometer a saúde financeira da empresa.

2 – Inadimplência e endividamento

É necessário avaliar o nível de endividamento da sua empresa, verificando qual a porcentagem de valores utilizados nas operações e investimentos são recursos próprios e quanto disso vem de financiamento ou empréstimos.

Para calcular, é preciso dividir o ativo e o passivo da organização que são dados que estão em um balanço patrimonial.

Já a inadimplência é um indicador que reflete no faturamento da sua empresa. Ele é um indicador que reflete quantos dos seus clientes estão em dívida com você e quais os riscos de não receber os valores.

Esse dado é fundamental para não ter surpresas futuras com falta de valores para cobrir os gastos e compromissos legais.

3 – Faturamento empresarial

A falta de controle do faturamento é um dos grandes problemas enfrentados pelas empresas. Não saber quanto de recursos a sua empresa vai receber impacta em um descompasso de planejamento com os custos que possui.

As vendas e outros investimentos aparecem listados neste indicador e ele apresenta como a empresa está. Por meio dele, é possível traçar metas, projetar crescimentos, quedas e comparativos claros de períodos da empresa.

O faturamento permite também ter consciência do desempenho de cada setor da sua empresa e dela como um todo, constatando ou não a eficiência das atividades realizadas.

4 – Ticket médio

Um indicador superimportante para qualquer empresa, das pequenas e também das de grande porte. O ticket médio avalia a média de faturamento que cada cliente gera para a sua empresa.

Logo, com ele você consegue ter controle de quantos clientes você precisa ter para um faturamento X e quanto precisa adquirir para aumentar ele.

Além disso, por meio do ticket médio é possível saber se o retorno de trabalho e investimento está sendo bom para a sua empresa.

Lembrando que isso também tem tudo a ver com o tipo de serviço e/ou produto que você oferece!

Você pode ter um ticket médio alto com um número de cliente enxuto ou um ticket médio baixo com um número de clientes alto. Depende muito dos objetivos e estratégias mercadológicas que uma organização decide adotar.

5 – Lucratividade do seu negócio

O faturamento é um indicador muito importante, mas o faturamento sem lucro não mantém a saúde financeira de um negócio. Ou seja, não basta que o dinheiro entre, ele precisa pagar as contas e sobrar para de fato ser considerado um valor de lucro.

Esse indicador mostra o quanto uma empresa tem a sua operação sustentável ou não. Essa análise pode ser feita mais a longo ou no mínimo a médio prazo.

Afinal, a curto prazo esse dado pode não refletir a realidade, já que empresas podem começar o ano com uma lucratividade baixa e finalizar esse mesmo ano com uma lucratividade alta.

Há muitos negócios que são alavancados ou freados pela sazonalidade. Diz-se de lojas de sorvetes no inverno do sul do Brasil, por exemplo.

6 – Break Even

O Break Even é o ponto de equilíbrio em uma análise financeira. Esse indicador apresenta a partir de qual valor de faturamento uma empresa se iguala ao dos custos (fixos + variáveis).

Com esse indicador, é possível definir se a situação financeira está boa ou se a organização precisa, por exemplo, de um financiamento para capital de giro.

Todo valor acima do ponto de equilíbrio pode ser considerado lucro, mas o que será feito com ele é o que outros dados presentes em uma gestão financeira vão mostrar.

Entre algumas delas está a realização de investimentos para aumentar a lucratividade e reduzir a desvalorização dos valores presentes no caixa da empresa.

7 – Bônus: use a tecnologia a seu favor

Use a tecnologia para auxiliar você e a sua equipe a ter os processos da sua empresa sob controle. Afinal, a saúde financeira do seu negócio depende disso!

E para ter um detalhamento maior desses indicadores que listamos aqui, conte com as soluções da You Senior. O nosso sistema de Gestão Empresarial reúne todos os dados e procedimentos administrativos, financeiros, comerciais, industriais e logísticos de uma organização.

Somos uma representante autorizada da Senior e prestamos apoio e suporte na implantação de novos sistemas que auxiliam no controle da saúde financeira da sua empresa.

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Em inglês, “to comply” quer dizer “agir de acordo com uma regra, uma lei ou um pedido”. Significa, portanto, estar em dia com as obrigações. Este não é um verbo totalmente desconhecido da realidade brasileira, pois aqui usamos com frequência a expressão “compliance fiscal”.

Tal expressão designa o conjunto de ações que uma empresa deve adotar de modo a cumprir todas as suas obrigações contábeis e tributárias, de acordo com as normas e legislações vigentes no Brasil.

Trata-se de algo, por um lado, de fundamental importância para a perenidade das empresas, e, por outro, uma realidade complexa, repleta de detalhes e de mudanças constantes. Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, as esferas estadual e municipal implementam em média 46 alterações fiscais por dia útil!

Além disso, visando à otimização de determinados procedimentos, o Governo Federal tem proposto diversas alterações legais que afetam diretamente a vida das organizações.

Desde o advento da nota fiscal eletrônica até os novos tempos, com o Bloco K eSocial e a Lei Anticorrupção, muita coisa mudou, exigindo atenção redobrada para a devida adequação dos procedimentos internos.

Pensando nisso, neste post reunimos o que você precisa saber de essencial sobre o compliance fiscal de modo a evitar multas, processos judiciais e até mesmo ser impedido de exercer as suas atividades. Continua a leitura e fique por dentro deste tópico tão importante!

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Os riscos da ausência de compliance fiscal

O setor responsável pelo compliance fiscal está encarregado de assegurar que todas as práticas adotadas pela empresa estejam de acordo com as exigências e os prazos legais.

Já afirmamos que as vantagens de adotar o compliance estão na redução dos riscos de inadimplência e, consequentemente, de seus prejuízos.

Mas, na prática e em detalhes, quais são esses prejuízos? Vejamos:

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Multas e penalidades 

Apenas cinco anos após serem criadas, pouco mais de 60% das empresas brasileiras fecham as portas. Os dados são do IBGE e indicam a falta de controle interno e o respeito às normas e às regulamentações, oriundos de falhas de gestão.

No Brasil, descumprir as normas fiscais e tributárias implica juros, gera multas e pode chegar até a outras penalidades mais severas previstas na legislação. Isso pode afetar o planejamento financeiro de qualquer organização, mesmo daquelas com capital mais robusto, levando-as até mesmo a falência.

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Desconhecimento sobre o funcionamento dos tributos

Segundo dados da Receita Federal do Brasil, 90% das autuações emitidas a empresas relacionam-se ao não cumprimento de obrigações acessórias. O código tributário brasileiro possui 218 artigos e cada tributo é regulado por uma lei específica.

Isso significa que cada um desses tributos possui regras e um funcionamento diferente, que deve ser observado para que todas obrigações sejam cumpridas. Se a empresa negligencia o compliance, há grandes chances de que desconheça as minúcias da legislação e incorra em erros.

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Morosidade nos processos internos 

Desconsiderar a necessidade de compliance pode se traduzir em uma indefinição generalizada nos processos internos. Por sua vez, isso pode gerar retrabalhos, confusão entre os funcionários e, consequentemente, atrasos nos processos fiscais.

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Descompasso em relação às atualizações da legislação 

Sem se preocupar com o compliance, as atualizações nas normas e leis vão ficando para trás – afinal, não há ninguém na empresa que se empenhe em acompanhar as mudanças.

É comum encontrarmos empresas aplicando normas obsoletas ou em uma corrida contra o tempo para implementar adequações de última hora, tentando não perder os prazos.

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Impacto negativo na imagem externa 

Uma empresa acusada de sonegar impostos ou que apresenta outros problemas fiscais tem automaticamente a sua imagem manchada no mercado. Ela passa, assim, pouca confiança não só a investidores, mas também a clientes e fornecedores.

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Os benefícios e os desafios do compliance fiscal

Uma vez que já entendemos quais são os riscos envolvidos com uma negligência em relação ao compliance fiscal, vejamos agora, na prática, quais são os benefícios.

Há duas consequências mais óbvias de estar em dia com as obrigações do setor tributário. Uma está relacionada com a organização dos procedimentos.

Quantos impostos a empresa deve pagar? E em quais datas? O que mudou na legislação fiscal recentemente? Uma empresa comprometida com o compliance tem tais respostas na ponta de língua e isso, claro, acelera as engrenagens dos processos internos.

O outro benefício imediato está relacionado à economia de meios. Como todas as obrigações são entregues de maneira correta e dentro do prazo estipulado, diminuem-se as incidências de multas e, consequentemente, há uma redução nas despesas.

Vimos anteriormente que a ausência de uma organização em relações às obrigações fiscais gerava riscos à imagem da empresa. Assim, é lógico que o compliance tem uma contribuição positiva para a visibilidade e a valorização de qualquer marca. Trata-se de um reforço público do desejo de “andar na linha”, o que já é uma boa ação de marketing.

Mas não é só isso. Atender às exigências legais e estar em dia com processos e inspeções tributárias traz outros ganhos indiretos, no sentido de que aumentam as chances de se obter descontos em linhas de créditos.

Estas podem ser usadas, inclusive, para ampliar os negócios – um destino bem diferente do que o da estatística majoritária citada anteriormente neste artigo.

Outro ganho é em relação à motivação e à produtividade das equipes. Trata-se de uma regra básica de gestão de recursos humanos: equipes bem lideradas, que se sentem seguras e respaldadas no que fazem, tendem a ficar mais motivadas. Isso se reflete, por sua vez, nos níveis de produtividade interna.

Mas quais são os desafios da implementação de um setor que ficará responsável pelo compliance fiscal, que aqui chamamos de “Controladoria”? O que, na prática, é preciso ter em mente?

Em primeiro lugar, vejamos as principais atribuições de tal setor:

• Monitoramento das obrigações fiscais a serem entregues;
• Verificação do cumprimento dos prazos por todos os setores;
• Arquivamento de documentos fiscais importantes;
• Auditoria interna a todos os setores cabíveis;
• Cruzamentos das escriturações diária e mensal;
• Monitoramento de atualizações na legislação;
• Proposta de padronização dos processos e procedimentos internos relacionados ao setor fiscal;
• O monitoramento das Certidões Negativas de Débitos (CNDs).

Trata-se, portanto, de tarefas eminentemente técnicas e complexas. Sendo assim, entre os custos que envolvem a estruturação de um departamento de Controladoria está a contratação de bons profissionais, com conhecimento e capacitação na área fiscal e contábil.

Outro aspecto a ser considerado é a necessidade de providenciar um treinamento a toda equipe que, de alguma forma, lida com as questões do compliance.

Isso para que todos estejam alinhados em relação às práticas adotadas – afinal, de nada adianta ter um setor de Controladoria afiado e bem atuante, se o restante da empresa desconhece regras básicas e não está comprometido com a adimplência fiscal.

Há ainda ferramentas que auxiliam e automatizam o processo de compliance, facilitando o trabalho. De fato, o grande número de informações exigidas no atual sistema brasileiro de escrita fiscal e contábil totalmente digitalizado exige das empresas uma postura proativa.

Mais do que nunca é essencial investir na melhoria dos procedimentos internos para alcançar a tão almejada conformidade tributária.

Para saber mais sobre soluções de compliance fiscal para o seu negócio, entre em contato conosco. Para receber outras de nossas dicas voltadas para a vida das empresas, assine a nossa Newsletter e siga nossas redes sociais.

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