O eSocial tornou-se uma parte fundamental do cenário regulatório para empresas, impactando diretamente a maneira como gerenciam suas obrigações trabalhistas e previdenciárias.
À medida que este sistema continuamente evolui, é crucial para empresários, gestores e profissionais de recursos humanos estarem bem informados sobre as últimas mudanças e regulamentações.
Nesse texto, exploraremos tudo o que você precisa saber para se manter atualizado no mundo do eSocial, desde as bases até as mudanças mais recentes e dicas práticas para garantir a conformidade.
Introdução ao eSocial
O eSocial, ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, representa um marco na forma como as empresas brasileiras lidam com suas obrigações fiscais e trabalhistas.
Trata-se de uma plataforma digital que exige a transmissão de informações detalhadas sobre a força de trabalho, a folha de pagamento e outros aspectos relacionados aos colaboradores.
O objetivo do eSocial é promover a transparência, a simplificação e a padronização na comunicação entre empregadores, órgãos governamentais e trabalhadores.
Impacto nas empresas
O impacto do eSocial nas empresas é significativo e abrange uma série de áreas-chave. Para começar, as organizações precisam adotar uma abordagem mais rigorosa na coleta e transmissão de dados relacionados a seus funcionários.
Isso envolve detalhes como informações de admissão, folha de pagamento, horas trabalhadas, férias e afastamentos. A mudança para um sistema digitalizado pode ser desafiadora, mas oferece benefícios consideráveis, incluindo maior precisão, redução de erros e a eliminação de redundâncias no processo.
Além disso, o eSocial tem um impacto direto na conformidade e na capacidade de as empresas se adaptarem a mudanças nas regulamentações trabalhistas e previdenciárias.
Uma gestão eficiente das informações e a compreensão das regras do eSocial são essenciais para evitar penalidades e manter a reputação da empresa.
Principais mudanças em 2023
O ano de 2023 traz consigo uma série de mudanças significativas no cenário do eSocial, que exigem a atenção atenta das empresas. Entre as principais alterações estão as atualizações nas regras para envio de eventos, prazos revisados e novas exigências de informações.
Essas mudanças visam aprimorar a eficiência e a precisão do sistema, mas também requerem que as empresas se adaptem para garantir a conformidade.
Além disso, em 2023, as empresas devem estar cientes das mudanças relacionadas a eventos como admissões, demissões, férias e afastamentos, bem como as atualizações nas regras de cálculo das contribuições previdenciárias.
Manter-se atualizado sobre essas mudanças é fundamental para evitar possíveis penalidades e garantir a conformidade com as regulamentações do eSocial.
Como se preparar
Preparar-se adequadamente para atender às demandas do eSocial é essencial para empresas de todos os tamanhos. O primeiro passo é dedicar tempo à compreensão das regulamentações do eSocial e das mudanças mais recentes, mantendo-se atualizado com as atualizações em constante evolução.
É aconselhável estabelecer uma equipe interna responsável por garantir a conformidade, identificar áreas de preocupação e realizar uma auditoria minuciosa dos dados relacionados aos funcionários.
Além disso, investir em tecnologia e software especializados em gestão de pessoal e folha de pagamento pode ser uma escolha inteligente. Essas ferramentas podem ajudar a automatizar a coleta e a transmissão de dados, reduzir erros e fornecer relatórios detalhados.
Formar parcerias com especialistas em conformidade ou buscar consultoria também é uma estratégia eficaz para enfrentar os desafios do eSocial. A preparação é a chave para manter a conformidade e evitar complicações legais no cenário empresarial.
Conformidade e penalidades
A conformidade com o eSocial é mais do que apenas uma prioridade para as empresas – é uma obrigação. Não cumprir as regulamentações do eSocial pode resultar em penalidades financeiras significativas.
As penalidades variam de acordo com a natureza da infração, mas podem incluir multas por atrasos na entrega de informações, informações imprecisas, omissões ou outras violações. Além disso, a não conformidade pode levar a uma série de implicações negativas, incluindo problemas de reputação e ações legais.
Para evitar penalidades e manter uma imagem sólida de conformidade, as empresas devem se comprometer com a precisão e a consistência no cumprimento das regulamentações do eSocial.
Isso envolve a implementação de práticas sólidas de coleta e transmissão de dados, bem como a busca de atualizações regulares sobre as mudanças nas regulamentações.
A conformidade com o eSocial é mais do que uma obrigação legal; é uma garantia de que as empresas estão operando de maneira ética e eficiente.
O eSocial é uma realidade incontornável para as empresas, e estar atualizado é essencial. As mudanças em 2023 trazem desafios, mas também oportunidades para aprimorar a gestão e a conformidade.
Ao compreender as regulamentações, se preparar adequadamente e usar tecnologia especializada, as empresas podem enfrentar o eSocial com confiança.
Na You Senior, estamos comprometidos em fornecer soluções inovadoras para empresas em busca de eficiência e conformidade. Com nosso foco na integração, flexibilidade e confiabilidade, oferecemos as ferramentas necessárias para enfrentar os desafios do eSocial e otimizar a gestão de pessoal.
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As empresas brasileiras ainda precisam cumprir uma maratona burocrática que contempla a prestação de contas ao governo no âmbito fiscal, trabalhista e também previdenciário.
Hoje, o meio pelo qual as informações são enviadas ao governo é o eSocial.
Essa é uma plataforma que visa simplificar a forma de informar sobre o cumprimento das obrigações legais.
Organizações de diversos tamanhos, do MEI até as multinacionais, estão sujeitas ao cumprimento das mesmas leis trabalhistas e também da prestação de contas. Hoje, há 15 informações que precisam ser informadas via sistema do eSocial para evitar irregularidades e multas.
Pensando em você, a You Senior separou dicas sobre o eSocial com detalhes sobre a importância de mantê-lo atualizado com informações legais da sua empresa.
Fique ligado no eSocial!
O sistema do eSocial foi instituído pelo Decreto nº 8373 do Governo Federal em 2014. No entanto, a sua implementação estendeu-se até 2022, tendo como último grupo foco as organizações internacionais e órgãos públicos.
Atualmente, todo e qualquer local que possua colaboradores está sujeito a obrigação legal de fornecer informações trabalhistas online.
A criação da plataforma do eSocial surgiu da união do trabalho de equipes do Ministério da Economia, Caixa Econômica Federal, Receita Federal e Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Ambos tinham o interesse de simplificar um processo burocrático de envio de informações.
Ao mesmo tempo que isso torna os dados mais auditáveis pelos órgãos de fiscalização, isso também torna o trabalho do RH mais rápido e assertivo.
Obrigações legais e penalidades
As empresas estão sujeitas ao envio de 15 informações legais para estarem com o eSocial atualizado. O próprio sistema listou quais são elas para você não se esquecer:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS – Guia da Previdência Social.
A unificação do local de cadastro desses dados permite um maior controle, evitando o envio de informações duplicadas e garantindo o cumprimento das obrigações legais.
Além disso, isso melhora e facilita a fiscalização dos dados e, por consequência, a aplicação de multas e penalidade em caso de irregularidades. Fique atento!
Penalidades do eSocial
As penalidades não mudam em comparação ao modelo de não cumprimento das obrigações legais anterior ao eSocial.
O que muda é o tempo de percepção e notificação sobre a inconsistência de dados. Mas para evitar qualquer irregularidade ou multa, a You Senior vai apresentar algumas dicas sobre o tema.
Prepare a sua equipe para aplicar o eSocial na prática
Tão importante quanto conhecer a plataforma do eSocial e saber o que ela faz é se manter atualizado sobre as mudanças.
Quando se trata de sistemas e leis, há sempre melhorias e mudanças em curso visando atender melhor às necessidades do mercado. Por isso, confira as dicas que separamos para você.
3 dicas para preparar a sua equipe para usar o eSocial
Agora que você já compreendeu a importância dessa plataforma, aprenda a preparar a sua equipe para usá-la no dia a dia da sua empresa.
1 – Mantenha os dados dos colaboradores atualizados
Nome, número de documentos, endereço e telefone são alguns dos dados que um recém-contratado tem atualizado e uma pessoa com tempo de casa não.
Aliás, os dados precisam estar atualizados tanto nos sistemas da empresa quanto no eSocial. Caso seja necessário, é preciso fazer uma campanha de atualização cadastral.
2 – Estude o eSocial
Para evitar multas e penalidades, a sua empresa precisa passar longe das irregularidades do descumprimento das obrigações legais.
E para estar apto ao processo, é preciso capacitar a equipe e incentivá-los ao estudo constante sobre o sistema. Atualizações são sempre informadas no próprio site do eSocial e valem o acompanhamento.
3 – Integre sistemas
Ter um sistema de gestão de RH faz toda a diferença ao compilar e enviar informações legais ao eSocial.
E para facilitar no processo de gestão de documentos e dados, conte com o sistema de Gestão de Pessoas | HCM da Senior. Uma ferramenta parametrizada com sistemas ERP e com a geração de relatórios compatíveis e aceitos pelo eSocial.
A You Senior ajuda as empresas a estarem em dia com o eSocial
A You Senior possui soluções exclusivas de Gestão de Pessoas da Senior. Esse sistema possui módulos dedicados às obrigações trabalhistas, com relatórios e informações compatíveis com os aceitos pelo eSocial.
Conheça as nossas soluções em tecnologia e informação, que unificam processos! Cumpra as obrigações legais da sua empresa com mais segurança e assertividade. Entre em contato para conhecer e receber uma demonstração do sistema.
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O “eSocial” é o nome abreviado dado ao “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas”, iniciativa do Governo Federal instituída pelo Decreto n.º 8373/2014 e fruto dos trabalhos conjuntos da Secretaria da Receita Federal do Brasil, da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social e do Ministério do Trabalho.
Com o “e” de “eletrônico” à frente de “Social”, essa designação resume as características-chave do programa: o registro e a transmissão online de dados sociais dos trabalhadores brasileiros, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
O objetivo, basicamente, é facilitar a prestação de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas aos órgãos oficiais e desburocratizar a vida das empresas.
Para organizar a transição ao sistema, o Comitê Gestor organizou um calendário com todos os prazos a serem respeitados por empresas e órgãos públicos. Por si só, o eSocial não implica multas para as empresas.
Contudo, a obrigatoriedade da prestação de informações online aumentará o risco de penalizações, uma vez que a fiscalização será simplificada e todas as informações ficarão concentradas no Ambiente Nacional Virtual.
Assim, a expectativa é que a lei seja cumprida muito mais rapidamente. Para evitar multas, é necessário ficar atento aos prazos e ao fato de que as empresas terão menos tempo para enviar os dados de seus trabalhadores à Receita e a outros órgãos.
Pensando nisso, reunimos neste post tudo o que você precisa saber sobre o eSocial para a sua empresa estar preparado e evitar multas e problemas desnecessários. Continue a leitura e saiba mais!
Quem está obrigado ao eSocial?
Ótima pergunta para começo de conversa! A resposta nos mostra que o eSocial abrange um amplo leque de possíveis usuários.
De fato, todo aquele que contratar prestador de serviço, seja pessoa física ou jurídica, e possuir alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa relação jurídica está obrigado a enviar as informações decorrentes desse fato por meio do eSocial.
Assim, dos empregadores de pessoa física às empresas com milhões em faturamento, todos utilizarão esse sistema de forma unificada.
O link para o sistema é este. As entidades que se enquadrarem no rol de obrigados ao eSocial deverão fazer o cadastro. Para realizar a Qualificação Cadastral e providenciar o acesso, é só seguir orientações na página do portal do eSocial.
O que é importante saber sobre o e-Social?
Conforme já adiantamos, há um prazo de adequação ao eSocial, que varia seguindo as características de cada empresa – órgãos e empresas públicas também estão incluídos. Assim, a partir desse sistema, trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão todas as suas informações registradas no eSocial.
Gradativamente, teremos a substituição de 15 obrigações legais relativas aos trabalhadores do país, que serão processadas no tal ambiente único que referimos anteriormente.
Tais informações dizem respeito, por exemplo, à Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social e à própria Carteira de Trabalho e Previdência Social. A lista completa está disponível no item 4 deste endereço do portal eSocial.
No Decreto n.º 8373/2014, é referido que um dos objetivos do novo sistema é “eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas”.
Na prática, isso significa que, a partir de agora, com uma única declaração, todas as quatro entidades do governo – Receita Federal do Brasil, da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social e do Ministério do Trabalho – receberão todos os dados trabalhistas de uma só vez, em vez de receberem inúmeras obrigações diferentes que continham os mesmos dados. A vantagem é que o processo fica mais ágil e menos sujeito a erros.
Segundo o calendário publicado em outubro do ano passado no Diário Oficial da União, foi estabelecido um cronograma com diferentes prazos de adequação ao sistema, considerando critérios como o faturamento das empresas e o tipo de atividades a que se dedicam. Tais critérios originaram quatro grupos diferentes. Veja abaixo.
Quais são os quatro grupos de entidades do eSocial?
Grupo 01
Empresas com faturamento superior a 78 milhões no ano base 2016.
Grupo 02
Demais empresas com CNPJ exceto simples nacional (posição 07/2018) e empresas dos grupos 1, 3 e 4.
Grupo 03
Empregadores de pessoa física, MEI com empregados, entidades com natureza jurídica iniciada em 3 e demais CNPJ, exceto empresas do grupo 1, 2 e 4.
Grupo 04
Administrações Públicas e organizações internacionais.
Para cada um desses grupos, há ações e prazos diferentes. Por exemplo, para entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 e que não sejam optantes pelo Simples Nacional, a substituição da guia de recolhimento para contribuições previdenciárias é o próximo mês de abril deste ano.
Quais são os quatro grupos de eventos eSocial?
As ações previstas estão organizadas em uma lista detalhada do que chamamos de “eventos”. Há quatro tipos deles: iniciais, de tabelas, não periódicos e periódicos. Cada um agrupa ações específicas.
Os eventos iniciais, por exemplo, estão relacionados à identificação do empregador e ao fornecimento de dados básicos sobre classificação fiscal e a estrutura administrativa. Inclui, por exemplo, o cadastro de todos os servidores.
Os eventos periódicos são aqueles que têm uma periodicidade definida, como folha de pagamento e contribuições previdenciárias, que ocorrem mês a mês. Uma lista completa dos eventos pode ser encontrada aqui.
E agora, se a minha empresa perder prazos do eSocial?
Se a sua empresa perder os prazos para adequação ao eSocial, estará, sim, sujeita a multas porque naturalmente estrará infringindo a lei vigente, conforme referimos de início. Então, não há alternativa a não ser estar atento e cumprir com as obrigações.
Por exemplo, todas as alterações de contrato e cadastros de dados de servidores deverão estar atualizadas – desde o número do CPF, até endereço e sobrenome de casado (se o nome informado no cadastro do CPF estiver incorreto ou desatualizado em relação ao de casado, o colaborador deverá comparecer pessoalmente em uma agência da Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou ainda, Correios e efetuar a devida regularização).
Sempre que houver uma modificação no contrato de trabalho, isso também deverá ser repassado para o sistema. A multa por descumprimento pode chegar a R$ 600,00 por empregado.
Conforme ficou claro, o eSocial representa um esforço de racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações trabalhistas no Brasil e pode, de fato, desburocratizar significativamente a vida da sua empresa, reduzindo a papelada. Por outro lado, exige um real esforço de adequação por parte das entidades obrigadas. Esteja atento, prepare a sua equipe e evite multas e problemas!
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