A desorganização é um mal que corrói o sucesso em diferentes empresas. Algumas já nascem com ela em seus processos, outras acabam adquirindo ao passar por expansões e trocas de colaboradores em frentes importantes. No entanto, em todos os casos, o resultado pode ser o mesmo: redução de lucros e até falência.
No Brasil, 48% das empresas fecham até 3 anos após a abertura, conforme informações do IBGE. Do total, 25% apontam como motivo a falta de gestão empresarial. Nesse caso, a desorganização de dados, seja no controle financeiro, de contas a pagar e a receber, entre outros.
Veja alguns dos principais sinais de desorganização empresarial e como acabar com ela no seu negócio.
Reconheça os sinais da desorganização
No mercado, não basta ter o melhor produto, a melhor marca e ser destaque nas vendas se isso é só fachada para o que acontece dentro da sua empresa. É preciso reconhecer que processos precisam ser estruturados e seguidos para garantir a sustentabilidade operacional e financeira de um negócio.
E o primeiro passo rumo ao sucesso da organização, pode ser ficar atento aos seguintes sinais:
- quebra de estoque ou avarias constantes;
- números de vendas equivocados;
- processos, projetos ou envios atrasados;
- informações erradas repassadas aos clientes;
- conflitos entre equipes de trabalho;
- ausência da troca de informações entre setores;
- desperdício de materiais ou de tempo;
- muitas reclamações de clientes;
- falta de conhecimento sobre fluxo de trabalho (ausência de processos desenhados).
Caso você identifique esses na sua empresa, saiba que está na hora de repensar a forma como as atividades têm sido postas em prática e como você deseja o futuro da sua empresa. E aqui vale a reflexão de quanto maior for a empresa, maior pode ser o problema que a desorganização cause.
Saber organizar uma empresa colabora com as possibilidades de um negócio dar certo. Então, confira dicas para dar fim à desorganização empresarial.
5 dicas para acabar com a desorganização na sua empresa
Primeiramente, é válido reforçar que há inúmeros motivos que podem instalar a desorganização nas atividades da sua empresa. Então, não seja aquele que só visa lucros ou acompanha a falta de qualificação em gestão ou equipes e deixa as coisas acontecerem.
Confira algumas dicas para pôr a casa em ordem na sua empresa:
1 – Aplique a Gestão de Processos
Mapear, organizar e documentar a ordem de trabalho de alguma atividade caracteriza-se como mapeamento de processo. Esse é o ponto inicial de um mapeamento. Desta forma, é possível entender quais equipes, setores e atividades são envolvidas em um processo.
A gestão de processos permite otimizar o trabalho das equipes, cobrar resultados e implantar melhorias que busquem lucro, menores riscos e aumento de faturamento.
2 – Tenha controle de fluxo de caixa
É preciso aplicar de perto os dados referentes ao fluxo de caixa para entender qual é a realidade da empresa e quais medidas podem ou devem ser adotadas diante de valores positivos, negativos e neutros.
Cada dado precisa ser acompanhado de perto com base nos indicadores de sustentabilidade financeira da empresa.
3 – Invista em comunicação interna
Mais do que bilhetes nos murais, e-mails e uma arte no WhatsApp, a comunicação interna também mapeia os fluxos de informações entre setores em determinados processos. É preciso estimular, reforçar e acolher as informações pertinentes e investir tempo para comunicar e reforçar com as equipes e gestores.
Caso haja ruídos e dificuldades em processos, os canais de comunicação e pessoas envolvidas precisam entrar em acordo referente ao que aconteceu e não havia sido combinado de tal forma.
4 – Mantenha dados e arquivos organizados
Organizar pastas físicas ou digitais por ano, área, processos, atividades, nomes de projetos, clientes e datas. Isso tudo facilita o armazenamento dos arquivos e o dia a dia de trabalho de muitas pessoas que necessitam acessar diariamente os arquivos.
Além disso, a base de dados de clientes deve sofrer alteração, atualização ou algum outro procedimento sempre que necessário.
5 – Invista em automação de processos
A automação de processos permite uma organização geral de diversas áreas de uma empresa com o apoio da tecnologia. Um sistema que trabalhe para computar dados, atualizar relatórios e dashboards como insights poderosos sobre o seu negócio.
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